In STAP 2A, Ideale lezer, leg je vast wie jij in gedachten hebt als lezer van je tekst.

Het gaat hier dus over de ‘doelgroep’. Deze algemene term vervangen we op het TVF door ‘ideale lezer’. Dat is de persoon voor wie jouw tekst bedoeld is. Voor wie schrijf of spreek jij? Wat zijn relevante kenmerken van deze lezer, kijker of toehoorder vóór hij met jouw tekst geconfronteerd wordt?

De relatie tussen formulering en het lezersprofiel

Als je een helder beeld voor ogen hebt van je lezer, weet je ook heel goed of je tekst gepast en aantrekkelijk is voor die lezer. Een zorgvuldige invulling van STAP 2A van het TVF is dus een voorwaarde om aan de vijf eisen van formulering te voldoen. Beoordeling van formulering kan dus nooit los gezien worden van de keuzes die in de tekstvoorbereiding zijn gemaakt.

De vier schrijversvragen

Wie heb jij voor ogen als belangrijkste lezer van je tekst? Wat is dat voor persoon? Om antwoord te geven op deze vraag, gebruik je de vier ‘schrijversvragen’:

1. wat weet
2. wat vindt
3. wat wil
4. wat kan je ideale lezer, vóór hij de tekst onder ogen krijgt?

Een helder profiel maakt schrijven eenvoudiger

Met behulp van de schrijversvragen schets je zo concreet en uitgebreid mogelijk een profiel van je ideale lezer. Heb je die persoon helder voor ogen? Dat maakt het schrijven in 3B eenvoudiger. Je vindt vanzelf de juiste woorden, alsof je een tekst schrijft voor je beste vriend of je zus.

Je bedenkt in 2A wat jouw ideale lezer vindt van jou, van je bedrijf, van het idee, thema, product, project of event. Wat wil hij eigenlijk? Wat wil hij vooral niet? Wat weet hij al wel of juist nog niet over het onderwerp? Wat kan hij? Met andere woorden, welk taalniveau en welke taal is gewenst? Welke digitale, sociale of technische vaardigheden heeft hij?

Onthoud goed, dat alles wat je vastlegt in STAP 2A kenmerken van je lezer betreffen, die hij al heeft vóór hij de tekst onder ogen krijgt. Je gebruikt die kenmerken om je tekst zo goed mogelijk af te stemmen op die lezer. Zo krijg je een blije lezer…

Welke training kies jij?

Wat vormt de aanleiding voor communicatie? Wat is voorafgegaan aan het moment waarop je denkt: “Nu moet er een tekst komen?”

Je ervaart de behoefte of de noodzaak de kennis, de houding of het gedrag van iemand of een groep mensen te beïnvloeden. Dat is een communicatiesituatie. Dat is het startpunt voor tekststrategie. Werk je met het TVF, dan formuleer je als eerste de communicatiesituatie.

Voorbeeld in het boek ‘Tekststrategie’

In het boek Tekststrategie krijg je uitleg over de drie denkstappen van tekststrategie aan de hand van een eenvoudig voorbeeld.

Dit is het voorbeeld: Je bent werkzaam bij een onderwijsinstelling en betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van een excursie naar Madrid. Het moment is gekomen om de studenten te informeren over de heenreis. Dat is de ‘communicatiesituatie’ waarin jij je bevindt.

Wat zijn je doelen? Gaat het alleen om een kennisdoel (STAP 1A) of wil je ook dat de studenten een bepaald gevoel krijgen (STAP 1B) en in actie komen (STAP 1C)?

Gestructureerde tekstvoorbereiding met het TVF dwingt jou om over de juiste aspecten na te denken. Deze zorgvuldige aanpak heeft twee voordelen:

1. meedenken/discussiëren over concrete doelen is eenvoudiger dan discussiëren over een kant-en-klare tekst
2. doelen vormen samen checklist om de tekst achteraf te controleren

Houd het startpunt zo clean mogelijk

Sta je aan het begin van het denkproces voor tekstvoorbereiding? Houd de communicatiesituatie zo ‘clean’ mogelijk. Dat wil zeggen, vul nog geen stappen in die in de rest van het TVF aan de orde komen. Op basis van de communicatiesituatie start je het denkproces. In STAP 1 bepaal je de doelen van de communicatie. In STAP 2 bespreek je alternatieven en leg je de uiteindelijke keuzes vast. Pas in STAP 3 produceer je de tekst door antwoord te geven op relevante lezersvragen.

Leer werken met het TVF

“Kennis, houding en gedrag“, dat rijtje KEN je vast en zeker.

In de praktijk van de Training Tekststrategie blijkt, dat we weinig DOEN met die basiskennis.

Wat is het doel van communiceren? Juist, beïnvloeden. Wat is te beïnvloeden met communicatie? Juist, de kennis, de houding en het gedrag van een ander.

Een versleten stukje theorie?

Een versleten stukje theorie? Zeker niet. Deze basiskennis over communicatie heb je dagelijks nodig om je activiteiten als professional tot een succes te maken.

Jij bepaalt als zender de emotie

Gebruik je tekststrategie bij de voorbereiding van een tekst, dan bepaal je in STAP 1B het ‘houdingsdoel’ van je tekst. Met andere woorden: welke emotie is nodig bij je lezer om hem in actie te krijgen? Dat is je ‘gedragsdoel’ in STAP 1C.

Om een emotie te bepalen, moet je vastleggen wat jouw lezer op dit moment VINDT van het onderwerp waarover je gaat communiceren. Dat doe je in STAP 2A, waar je een profielschets van je lezer maakt.

Een voorbeeld

Jouw afdelingsmanager is zeer ontevreden over de vertraging van een ICT-project voor zijn prestige-project ‘toegangscontrole bij het laboratorium’. Het is jouw taak hem te informeren over de oorzaak en de oplossing.

STAP 2A: de afdelingsmanager vindt de situatie onacceptabel; hij wil de beveiliging van het laboratorium op korte termijn demonstreren aan de directie…

STAP 1C: het gedrag dat je bij de manager wilt realiseren: akkoord op het uitstel

STAP 1B: de emotie die jij nodig hebt: acceptatie of zelfs waardering voor jouw inzicht

STAP 2B: jouw kernboodschap voor de afdelingsmanager:
Om voor langere termijn een veilige en supermoderne bewaking te kunnen garanderen, is voorafgaand aan de vernieuwing van de ICT een intensieve training nodig voor beveiligingsmedewerkers. De implementatie van de nieuwe software is daarom uitgesteld tot oktober 2020.

Jouw uitdaging is nu de boodschap zo te brengen (dat is de keuze van een ‘creatieve kapstok’ in 2C), dat de afdelingsmanager het uitstel accepteert en dit zelfs wil verdedigen bij zijn directie.

Heb je zelf een idee voor de invulling van STAP 2C, de creatieve kapstok?

Een paar suggesties voor 2C

• Focus op de rol van individuele beveiligingsmedewerkers. Kies voor een uitspraak van een van hen over een negatieve ervaring bij een andere organisatie, veroorzaakt door gebrek aan ondersteuning en instructie na invoering van nieuwe software.
  “Wij werden voor de leeuwen gegooid. Na het weekend bleek een nieuw systeem ingeschakeld. Niemand wist precies hoe het werkte, terwijl de ICT’ers een dag op de hei zaten…”
• Breng in beeld hoe de beveiligingsmedewerkers getraind worden door een link naar een video toe te voegen in een mailbericht aan de afdelingsmanager.
• Raak een gevoelige snaar door te laten zien, dat we als mensen met elkaar verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van het laboratorium en voor de mensen die daar werken en dus indirect ook voor de zieke mensen die afhankelijk zijn van het laboratorium.
  

Wil jij met eigen teksten aan de slag? 

Vraag gratis de digitale tool TVF aan om zelf op deze manier een tekst voor te bereiden.

Spreekt de aanpak je aan? Neem dan contact op om te overleggen welke aanpak jouw team het beste past om snel en goed te leren werken met het TVF.

Aanvraag TVF