Schrijftips Archives - Tekststrategie

Weg met die omslachtige zinnen

29 september 2020 door consonante

In deze tip krijg je vier voorbeelden van omslachtig, ambtelijk taalgebruik. Ik laat je zien hoe je die moeilijk leesbare teksten ombouwt tot korte, duidelijke zinnen. Weg met die omslachtige zinnen.

Tekststrategie toen en nu

Dit prachtige boekje kwam tevoorschijn bij een grote opruimactie. Het jaartal (rond 1930) is niet precies vast te stellen, maar duidelijk is, dat ‘worstelen met tekst’ niets nieuws is. Ik lees op pagina 23: “Slechts weinig mensen zijn begiftigd met een natuurlijk talent om in weinig woorden veel tot uitdrukking te brengen.”

Kom morgen…

“Wie kortheid overdrijft, wordt onduidelijk”, staat er. “Daar is het bekende voorbeeld van het telegram: KOM MORGEN, waaruit men niet kan afleiden of de bedoeling is: Kom morgen bij mij – dan wel – Ik kom morgen bij jou…” Tja, kan lastig zijn.

Tot zover een oud, maar prachtig voorbeeld van te bondig formuleren. Omslachtige formuleringen vormen wat mij betreft toch een groter probleem. Te lange teksten zijn niet alleen moeilijk te begrijpen, maar ze richten ook schade aan:

tijdverlies
papierverspilling
ergernis en onbegrip bij de lezer
imagoschade
omzetverlies

Vier omslachtige zinnen

De vier voorbeelden hieronder komen (niet herleidbaar) uit teksten van verschillende opdrachtgevers. Herken je dit soort zinnen?

De nieuwe kasten voor de energieverdeler worden reeds klaargezet in de ruimte bij het papiermagazijn.
In het door ons opgestelde onderzoeksrapport dat u nu in handen heeft, zal worden aangetoond, dat …
Binnen twee domeinen zijn verschillende ontwikkelingen te benoemen die effect hebben op de organisatiewijze van de ouderenzorg en vaak ook op de schaal waarop de ouderenzorg is georganiseerd.
Hierbij hebben wij het genoegen u vrijblijvend onze offerte te doen toekomen voor het uitvoeren van werkzaamheden inzake de implementatie van een helpdesktool.

Tja, zo kan ik nog wel even doorgaan, maar jouw tijd is ook beperkt.

Opmerkingen en alternatieven

‘reeds’ is een vage en overbodige tijdsaanduiding; door de passieve formulering ‘worden klaargezet’ blijft onduidelijk wie dat doet
Alternatief: Bedrijf X zet de kasten voor … klaar in..
‘door ons opgestelde’ is overbodig, de bijzin ook; vermijd passieve constructies en ‘zal’
Alternatief: Dit onderzoeksrapport toont aan…
Deze zin bevat héél veel ballast.
Alternatief: De organisatie van de ouderenzorg verandert.
Deze zin is ouderwets, te onderdanig en toch sterk vanuit de zender geformuleerd.
Alternatief: U ontvangt onze offerte voor de implementatie van een helpdesktool.

“Schrijven kunnen we allemaal. Beter schrijven ook…” Jij ook. Het TVF helpt je daarbij door je te laten nadenken over je tekst vóór je begint met schrijven,

Kijk kritisch naar de formulering van elke zin, zoals in de voorbeelden hierboven. Bijna altijd zijn er woorden te schrappen. Meestal neemt de kracht van je tekst dan toe.

Heb jij voorbeelden van of vragen over omslachtige zinnen? Alle feedback is welkom. Gebruik daarvoor het contactformulier.

Aandacht voor formulering is zinloos als …

Aandacht voor formulering (‘poetsen aan de buitenkant‘) is prima, maar uitsluitend als je goed hebt nagedacht over de ‘binnenkant‘ van de tekst.

Alle trainingen van Consonante zijn te boeken in een online uitvoering via het platform Zoom.us.

Kies jouw manier van leren

Poetsen aan de buitenkant is zinloos

11 september 2020 door consonante

Beginnen bij STAP 3 is niet logisch

Voor veel activiteiten vinden we het logisch om eerst te denken en daarna pas te doen. Eerst bedenken welke producteigenschappen belangrijk voor je zijn, dan pas een auto, wasmachine, computer of een ander product maken of bestellen. Dat vindt iedereen normaal. Gek genoeg doen we dat bij een tekst anders. Waarom? Een tekst is net zo goed een product.

Een tekst? We beginnen gewoon… Beginnen bij STAP 3 van de tekstvoorbereiding via het TVF is niet slim. Eerst een tekst maken en dan pas gaan nadenken en discussiëren over de ‘producteigenschappen’ is daarom een onverstandige aanpak. Begin daarom met STAP 1 en 2. In de Online Training (e-learning) ga je hier zelf mee aan de slag.

In het boek ‘Tekststrategie 2020’ vind je uitleg en voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

“Wil jij even naar mijn tekst kijken?”

De vraag hierboven hoor je regelmatig binnen een team. Zo zijn we gewend met teksten om te gaan. Iemand schrijft iets. Daarna geven teamleden of leidinggevenden feedback. Soms gaat het ‘nog even langs communicatie’. Dat is allemaal te laat.

Al die goedwillende collega’s kunnen niets anders doen dan ‘poetsen aan de buitenkant van de tekst’. Dat leidt tot eindeloze, frustrerende discussies over woorden en zinnen en steeds nieuwe versies. Niet doen. De tekst wordt er zelden sterker van. Zonde van jouw kostbare tijd.

Tekststrategie is de oplossing met de focus op de ‘binnenkant‘ van de tekst. Consonante begeleidt jou en je team daarbij als ‘schrijfcoach voor sterke teksten‘.

Focus op onderliggende keuzes

Besteedt jouw organisatie geld en tijd aan trainingen met namen als ‘beknopt formuleren’, ‘schrijven op B1 (of B2) niveau’, ‘Direct Duidelijk’, ‘begrijpelijk schrijven’, ‘klare taal’? Dat zijn allemaal trainingen in ‘poetsen aan de buitenkant’. De ramen wassen van een gammel gebouw is nutteloos.

Een perfect geformuleerde en gespelde tekst biedt geen enkele garantie op effectiviteit. Tekststrategie is de oplossing met de focus op de ‘binnenkant‘, dat wil zeggen de onderliggende keuzes in STAP 1 en STAP 2 (zie TVF) vastleggen, voorafgaand aan de productie van een tekst (STAP 3). Pas in STAP 3 is aandacht voor structuur, formulering en spelling zinvol.

Tijdens een Training Tekststrategie leer je helder te zien waaróm een tekst niet effectief is. Je beoordeelt de ‘binnenkant’ van een tekst. Je leert vervolgens hoe je de problemen oplost en voortaan voorkomt. Lees meer over de principes van tekststrategie.

Betrokkenheid van leidinggevenden is cruciaal

Kies je voor een Training Tekststrategie, zorg dan dat ‘van hoog tot laag’ meedoet met de training. Juist leidinggevenden die uiteindelijk akkoord moeten gaan met teksten, hebben baat bij tekststrategie. Niemand heeft deze nieuwe benadering van tekst meegekregen in zijn opleiding of tijdens een schrijf- en communicatietraining. Meer over tekststrategie in het onderwijs…

Hoe gaat dat bij jouw team? Hoeveel correctierondes zijn er soms nodig voordat een tekst de deur uit gaat? De goedbedoelde feedback leidt in de meeste gevallen slechts tot ‘poetsen aan de buitenkant’:

lange zinnen inkorten
een zinnetje toevoegen of schrappen
spelfouten corrigeren
formulering aanpassen
structuur aanpassen
feitelijke onjuistheden herstellen
ontbrekende feiten toevoegen
wollige taal vervangen door heldere woorden
witregel of tussenkopje toevoegen
…

De hele tekst moet van tafel

Wie durft het aan om te zeggen, dat de hele tekst van tafel moet? In veel gevallen is dat de enige oplossing om tot een sterke tekst te komen. De tekst had nooit zo geschreven moeten worden. Start daarom altijd met tekststrategie: denken/discussiëren, keuzes maken en vastleggen en dán pas schrijven…

Nu ben jij aan zet. Ga de confrontatie aan met je eigen teksten. Kies voor een kennismaking via een gratis of betaalde Zoom-Workshop Tekststrategie. Klik op de button om te ontdekken wat het verschil is.

Zoom-Workshop Tekststrategie

Passieve zinnen creëren onduidelijkheid

5 september 2020 door consonante

Zestien jaar lang was ik docent in het hoger onderwijs. In 2009 nam ik ontslag om als zelfstandig ondernemer en trainer een oplossing te zoeken voor het geworstel met tekst. Die heb ik gevonden. De methode voor tekststrategie, ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten’, geeft houvast en plezier bij schrijfklussen.

September 2020, elf jaar later, ben ik (in deeltijd) terug in het hoger onderwijs en sla ik weer eens een studieboek open. Een huiveringwekkend voorbeeld met drie passieve constructies (worden + voltooid deelwoord) springt mij tegemoet.

“Nagegaan zal moeten worden in welke mate bij vervanging en uitbreiding bereikt kan worden, dat de gemiddelde personeelslast inderdaad met ongeveer 10% wordt teruggebracht.”

Erger kan bijna niet. Een paar opmerkingen over de ‘buitenkant‘ van deze tekst:

wat een brij van woorden
ik moet 2x lezen voor ik het snap
‘zal’ is vrijwel altijd overbodig (ballast)
drie (!!!) passieve constructies in één zin:
- nagegaan zal moeten worden
- bereikt kan worden
- wordt teruggebracht
de volgorde van de woorden maakt lezen en begrijpen lastig
wie wat moet doen, is door de passieve constructies onduidelijk
‘kan’ is overbodig (ballast)
kortom, veel ballast, veel onduidelijkheid…

In deze zin is zoveel misgegaan, dat ”poetsen aan de buitenkant‘ zonde van jouw tijd is. Hoe zou jij deze zin herschrijven? Ga niet zitten poetsen, maar stel je zelf de vraag ‘Wat wil ik nou eigenlijk zeggen?’ Neem een TVF er bij, maak keuzes voor in ieder geval de stappen 2A en 2B (meer hierover).

Een nieuwe versie van 6 woorden (in plaats van 24) komt tevoorschijn:

“Vermindert vervanging en uitbreiding de personeelslast?”

Voorbeelden uit een onderzoeksrapport

Studenten schrijven tijdens hun studie een flink aantal rapporten. Opleidingen adviseren de studenten gelukkig wel om het gebruik van passieve constructies (lijdende zinnen) te vermijden en beknopt te formuleren. Dat blijkt in de praktijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Onderzoeksrapporten staan vaak bol van de zinnen met ‘zullen’ en ‘worden’.

Drie voorbeelden:

Met Jeroen de Boer zal in de beginfase van het onderzoek een interview worden afgenomen.
De verschillende aspecten van overlast zullen hiermee in kaart worden gebracht.
Er zullen voor de dataverzameling 3.000 jongeren worden benaderd met een online vragenlijst.

‘Zal/zullen’ is niet alleen overbodig, maar ook feitelijk onjuist. Op het moment van lezen is het onderzoek immers al afgerond.
In passieve constructies (zoals ‘worden afgenomen’) zit impliciet de onderzoeker zelf verstopt als taalkundig onderwerp van de zin (door de onderzoeker). Dat is onnodig. De lezer weet echt wel, dat de schrijver de onderzoeker is. Heeft iemand anders het interview afgenomen, dan creëert de passieve zin onduidelijkheid.

Je maakt dit soort zinnen korter, duidelijker en professioneler door ze actief te maken. Dat doe je door een ander onderwerp voor de zin te kiezen:

Het onderzoek start met een interview met Jeroen de Boer.
Zo ontstaat een overzicht van de verschillende aspecten van overlast.
De data komen voort uit een enquête onder 3.000 jongeren.

Derde persoon en tegenwoordige tijd

Een rapport is prettig leesbaar als de schrijver kiest voor consequent gebruik van de derde persoon (dus geen ‘wij’, ‘ik’, ‘u’ of ‘jij’) en de tegenwoordige tijd. Zo neem je de lezer mee in de stappen van het onderzoek:

De ontwikkelingen op het gebied van vaccinaties vormen de aanleiding voor dit onderzoek.
De doelstelling van het onderzoek is vaststellen welke factoren invloed hebben op de bereidheid tot vaccineren.
Een enquête onder 3.000 jongeren vindt plaats in april 2020.
De bereidheid tot vaccineren blijkt onder 50-plussers significant groter dan onder jongeren tot 25 jaar.

In het boek ‘Tekststrategie 2020’ staan meer voorbeelden en tips om teksten voor de lezer aantrekkelijk en duidelijk te maken.

Boek Tekststrategie

Gratis digitale tool TVF

Wil jij met meer plezier schrijven of tekstproducten beoordelen? Wil jij de hoeveelheid tekst tot een kwart terugbrengen? Maak gratis kennis met tekststrategie.

Gratis tool TVF

Blije lezers krijg je met tekststrategie

3 september 2020 door consonante

Zeg eens eerlijk, hoe vaak ben jij als lezer blij met een tekst die je voor je neus krijgt? Kritiek op teksten van ánderen hebben we allemaal. Hoe blij zijn de lezers van jouw teksten?

Al ruim 10 jaar lang vraag ik de deelnemers van mijn Training Tekststrategie aan het begin van een training “Lees jij weleens een tekst waar je niet blij van wordt?” Het antwoord van honderden professionals binnen dit meerjarig onderzoek is volmondig “Ja!”

Onze teksten zijn te lang en onduidelijk

Als ik tijdens trainingen aan professionals vraag, wat de oorzaak is van hun ontevredenheid over teksten van anderen, komen altijd dezelfde antwoorden tevoorschijn. Je ziet hieronder een van de vele resultaten van deze vraag, verzameld in een meerjarig veldonderzoek via Mentimeter. Kort samengevat laat dit onderzoek zien, dat we teksten van anderen vaak te lang en onduidelijk vinden.

Ons commentaar op teksten van anderen…

Tekststrategie: eerst keuzes vastleggen, daarná pas schrijven

Sterke teksten maken het voor jou als professional of student gemakkelijker je doelen te bereiken, in elk vakgebied, in elke functie. Tekststrategie leidt tot sterke teksten. Sterke teksten maken je lezers of luisteraars blij. ‘Blij’? Ja, blij. Je wilt toch zeker geen boze, verontwaardigde, teleurgestelde of geïrriteerde lezer?

Hoe maak je een lezer blij? Door antwoord te geven op de vragen die hij heeft. Zo simpel is het. Dit vraagt om zorgvuldige tekstvoorbereiding.

Zoom-Workshop Tekststrategie

Ga niet in discussie over de woorden, maar over de keuzes

Ligt er al een tekst kant-en-klaar op tafel? Voel je aan alles, dat jouw lezer niet blij gaat worden van die tekst? ‘Poetsen aan de buitenkant is zinloos‘. Dat is echt zonde van jouw kostbare tijd. De tekst belemmert het zicht op de kern.

tekstoneindigheid

Zie je alleen de buitenkant van een tekst, dan ben je geneigd commentaar te geven op het gekozen beeld, op specifieke woorden of zinnen. Dat is zinloos als je niet weet welke keuzes de schrijver gemaakt heeft in de tekstvoorbereiding. Ga daarom in discussie over de keuzes, bijvoorbeeld die voor de kernboodschap (2B), het houdingsdoel (1B) of de lezersvragen (3A). De woorden en zinnen zijn namelijk gebaseerd op die keuzes.

Tijdens een Training Tekststrategie leer je vanuit een andere invalshoek naar teksten te kijken. Je ziet en begrijpt dan ineens waarom teksten hun doel niet halen én je weet hoe je dat voortaan voorkomt. Je maakt kennis met een andere benadering van teksten dan wij allemaal vanaf de basisschool gewend zijn: eerst keuzes vastleggen en daarna pas schrijven.

Waar wordt een lezer blij van?

Wat ‘blij’ in jouw situatie precies betekent, weet jij zelf het beste. Een ‘blije lezer’ begrijpt, onthoudt, accepteert of deelt jouw boodschap, krijgt precies voldoende informatie, hij krijgt antwoord op zijn vragen, voelt zich betrokken, gehoord of gewaardeerd en reageert adequaat. Selecteer de juiste ingrediënten, weeg ze zorgvuldig af en bak daarna pas de tekst… ‘Teksten Bakken‘.

Een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk

Een lezer die een ontwerp ontvangt, verwacht een ontwerp te ZIEN en geen brij van woorden, waarin hij zelf op zoek moet naar het ontwerp. Hieronder zie je een onderzoeksontwerp. Links, een volledig uitgeschreven ontwerp in een lap tekst. Rechts, de essentie zichtbaar en toegankelijk in een tabel.

Waar word jij als lezer blijer van?

Klik voor groter formaat (tekst is met opzet onleesbaar). Daar gaat het niet om. Het gaat om wat je als lezer ZIET.

De presentatie van een ‘onderzoeksontwerp’ in een lap tekst (links op de afbeelding) is vrij gebruikelijk in het hoger onderwijs. De docent moet noodgedwongen in die lap tekst op zoek naar antwoorden op zijn vragen. Zijn/haar oordeel wordt belemmerd door slecht geformuleerde, lange zinnen en irrelevante informatie.

Het beoordelen van een tabel (rechts op de afbeelding) met direct zicht op het onderwerp, hoofdvraag, deelvragen en andere relevante onderdelen van een onderzoek maakt beoordeling niet alleen veel sneller mogelijk, maar ook beter. Deze aanpak leidt voor een opleiding met honderden studenten al gauw tot een besparing van duizenden docenturen én betere, inhoudelijk feedback.

Hoe zorgt tekststrategie voor blije lezers?

De kern van tekststrategie is nadenken over een tekst en keuzes vastleggen vóór je begint met schrijven. De gestructureerde tekstvoorbereiding dwingt je vooraf afspraken te maken over de specificaties van het eindproduct, de tekst. Zo krijg je zicht op de vragen van de lezer. Effectief schrijven is dan niets anders meer dan antwoord geven op die vragen.

In welke taal je tekst uiteindelijk schrijft, maakt hierbij niets uit. Het is een methodische, universele aanpak voor effectieve communicatie. Tekststrategie is toepasbaar voor alle tekstsoorten en in alle talen.

Tekststrategie maakt lezers blij en brengt doelen dichterbij. De aanpak bespaart ons allemaal veel tijd, stress en geld.

Zoom-Workshop Tekststrategie

Uitnodiging schrijven?

23 augustus 2020 door consonante

Dat is toch simpel, de tekst voor een uitnodiging? Schud je de tekst zo uit je mouw of gebruik je tekststrategie?

doelen bepalen
keuzes maken en vastleggen
tekst produceren

Gratis kennismaken met tekststrategie

Via het voorbeeld op deze pagina maak je kennis met tekststrategie. Wil je zo’n kennismaking liever in een interactieve Zoom-Workshop? Dat kan gratis, leren werken met de universele methode voor tekststrategie. Kies jouw voorkeursdatum via de button hieronder. Na je aanmelding ontvang je een link om in te loggen op Zoom.

Gratis Zoom-Workshop

Voorbeeld: een uitnodiging via tekststrategie

Hoeveel uitnodigingen schrijf jij per jaar? Hoe groot is de respons op jouw uitnodigingen? Hoe duidelijk ben je over je gedragsdoel (STAP 1C)? Met andere woorden, snapt de ontvanger direct wat hij moet doen?

Hoeveel uitnodigingen ontvang je? Waar word jij enthousiast van? Zijn de doelen van de zender altijd duidelijk?

In deze blog zie je hoe je de denkstappen van tekststrategie toepast voor de tekst van een uitnodiging.

Keuze voor middel & kanaal

Gebruik in ieder geval het TVF voor de tekstvoorbereiding.

Bij een uitnodiging is het interessant stil te staan bij de keuze in STAP 2D, middel & kanaal. Een uitnodiging is op zichzelf geen middel en ook geen kanaal. De uitnodiging is in feite de boodschap (2B). Er zijn veel verschillende manieren te bedenken om een uitnodiging bij de ontvanger te krijgen:

een brief of kaart, handgeschreven als middel en persoonlijk bezorgd als kanaal
een persoonlijk gesprek als middel via de telefoon als kanaal
een e-mail of whatsapp-bericht als middel via het digitale kanaal
een banner achter een vliegtuig als middel en de openbare ruimte als kanaal
etc., etc.

We kijken nu stap-voor-stap hoe een uitnodiging ontstaat.

Een toelichting op de drie denkstappen met volledig uitgewerkte voorbeeldteksten vind je in de Online Training en in het boek Tekststrategie.

Je vult de denkstappen op het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) in.

Communicatiesituatie

Consonante presenteert op woensdag 22 april 2020 de nieuwe versie van het boek Tekststrategie + een nieuwe versie van het TVF. In de 2020-versie van het boek is voor het eerst expliciet aandacht besteed aan de toepassing van tekststrategie in het onderwijs. Consonante gebruikt de boekpresentatie om relaties zelf te laten ervaren hoe tekststrategie in het onderwijs werkt.

STAP 1, Doelen bepalen

Kennisdoel uitnodiging, 1A

De lezer weet dat hij welkom is op woensdag 22 april 2020 om 15.00 uur bij de presentatie van het boek ‘Tekststrategie 2020’ + TVF, op locatie X, mét laptop of tablet. Consonante introduceert voorbeelden van de toepassing van tekststrategie in het onderwijs (van basisschool tot universiteit).

Houdingsdoel uitnodiging, 1B

De lezer voelt zich gewaardeerd als relatie van Consonante Communicatie en ervaart nieuwsgierigheid naar de invulling van tekststrategie in het onderwijs, vanuit zijn directe of indirecte betrokkenheid bij opleidingen/onderwijs.

Gedragsdoel uitnodiging, 1C

Lezer meldt zich aan – eventueel met relatie(s) – via de link in de tekst voor de presentatie op 22 april 2020.

STAP 2, Keuzes vastleggen

Profiel van de ideale lezer, 2A

De ‘ideale lezer’ van de uitnodiging is geabonneerd op de tekststrategietips, vindt de benadering van tekst (tekststrategie) van Consonante interessant, erkent het belang van ‘nadenken over tekst vóór je start met schrijven’, weet dat zijn eigen teksten en/of die van zijn collega’s soms te lang en onduidelijk zijn en wil daar wel wat tijd, energie, geld en aandacht aan besteden. De lezer vindt het ook interessant op welke manier tekststrategie in het onderwijs een plek kan krijgen.

Kernboodschap van de uitnodiging, 2B

Om zelf te ervaren hoe tekststrategie in het onderwijs werkt, ben ik uitgenodigd op 22 april 2020 bij de presentatie van het boek ‘Tekststrategie 2020’.

Concept, creatieve kaptstok, 2C

‘Terug in de schoolbanken‘ is de keuze voor 2C om de boodschap (2B) meer kracht te geven en de ontvanger nieuwsgierig (1B) te maken.

Middel & kanaal, 2D

De tekst gaat in februari 2020 als mailbericht via het digitale kanaal naar alle ca. 4.500 abonnees van de tekststrategietips. Het gedragsdoel in STAP 1C moet uiteraard passen bij het middel en het kanaal dat je hier kiest.

STAP 3, Tekst produceren

Heb je goed nagedacht over STAP 1 en STAP 2, dan is het in STAP 3A relatief eenvoudig om de juiste lezersvragen te bedenken. Welke vragen heeft de lezer in zijn hoofd op het moment dat hij de mail opent? Geef vervolgens antwoord op die vragen. In principe is je tekst dan klaar…

Lezersvragen, 3A

Waar gaat dit over?
Waarom krijg ik deze uitnodiging?
Waarom is dit voor mij (of een van mijn relaties) interessant?
Waar en wanneer is deze bijeenkomst?
Hoe kan ik me aanmelden?

Het eindproduct, de uitnodigingstekst, 3B & 3C

Onderwerp: Tekststrategie in het onderwijs, ervaar het zelf

Beste Karin,

Even terug in de schoolbanken…

Ik nodig jou als abonnee van de tekststrategietips uit om weer even plaats te nemen in de schoolbanken.

Om zelf te ervaren hoe tekststrategie in het onderwijs werkt, ben jij uitgenodigd op woensdag 22 april 2020 bij de presentatie van het boek ‘Tekststrategie 2020’.

Je krijgt het gloednieuwe boek ‘Tekststrategie 2020’ en de nieuwste versie van het TVF, tool voor tekstvoorbereiding. Op een verfrissende manier krijg je bovendien inzicht in het gebruik van tekststrategie in het onderwijs. Je betaalt hiervoor niets.

Vanaf 15.00 uur ben jij – met laptop of tablet – van harte welkom op een bijzondere locatie in Roden. Na je aanmelding ontvang je het adres.

Neem gerust een relatie of collega mee. Je ontvangt uiterlijk 17 april een reminder met exacte locatiegegevens en gastenlijst.

Ik meld mij aan

Tot ziens op 22 april 2020,

Marian Stoppelenburg
Consonante Communicatie

Nawoord in verband met Corona-maatregelen

Deze bijeenkomst op 22 april 2020 is afgelast in verband met de beperkingen vanwege het Coronavirus. Een online bijeenkomst komt hiervoor in de plaats. Wie interesse heeft in deze sessie, is van harte uitgenodigd zich te melden via de contactpagina.

Ik heb interesse

Persoonlijk communiceren is de oplossing

18 augustus 2020 door consonante

Het doel van communicatie is beïnvloeden. Daarvoor heb je de aandacht van de ontvanger nodig.

Hoe je gegarandeerd de aandacht van je lezer of toehoorder krijgt, lees je in deze tip.

Persoonlijk communiceren

Het meest effectief is zonder enige twijfel persoonlijk communiceren. Je lezer voelt in dat geval direct in de eerste zin, dat de tekst alleen voor hem bedoeld is. Dan heb je gegarandeerd zijn aandacht. Dat bereik je via unieke details.

Persoonlijke details geautomatiseerd toevoegen in een nieuwsbrief of standaardmail, dat is niet wat ik bedoel. Daar prikt je lezer doorheen. Ook harder schreeuwen helpt niet. Zo kom je er niet.

Wil je 100% zeker de aandacht van je ontvanger, communiceer dan exclusief met hem, 100% persoonlijk. Ik snap echt wel, dat deze aanpak tijd kost, maar het rendement is absoluut hoger.

Tijdens een online ontmoeting, bijvoorbeeld via Zoom, is écht oogcontact onmisbaar voor persoonlijke communicatie. Strak in je camera kijken als je spreekt, lost dat probleem maar gedeeltelijk op. Jouw luisteraars denken dat je ze aankijkt. Dat is mooi, maar jij ziet zelf niet hoe ze reageren…

Mijn wens is daarom een ‘horizontaal en verticaal verschuifbare mini-camera’ die ik precies tussen de ogen kan plaatsen van de persoon met wie ik in gesprek ben.

Wil je werken aan sterke, persoonlijke communicatie? Meld je aan voor een gratis Zoom-Workshop Tekststrategie.

Gratis Zoom-workshop Tekststrategie

De kracht van woorden

Zo kom je er niet

Drie tips voor effectief communiceren

Los van het gebruik van persoonlijke, unieke details nog drie tips om je lezer ‘bij de strot te pakken‘:

laat je lezer zien en voelen wat jij te vertellen hebt
gebruik beeldende termen die passen bij je kernboodschap
activeer een emotie door een ‘waarom-vraag’ van je lezer te beantwoorden

Deze tips zijn rechtstreeks te koppelen aan de verschillende deelstappen van de methode ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten‘ voor tekststrategie. Pas je die methode toe, dan ontdek je een nieuwe invalshoek om naar teksten te kijken. Je leert de kracht van woorden in te zetten voor meer effect op je lezer.

Zo kom je er wel…

Met jouw ervaring als lezer weet je zelf maar al te goed wat niet werkt. Voorkom dus, dat jij zelf zo’n schrijver bent. Dat lukt je door tekststrategie toe te passen. Tekststrategie dwingt jou als schrijver alle relevante aspecten van een tekst vast te leggen VOOR je begint met schrijven. Zo kom je er wel…

Data online workshops

Welke organisaties al kozen voor tekststrategie?

Lezersvragen als sleutel

12 juli 2020 door consonante

Schrijven kan zo simpel zijn. Vrijwel dagelijks zie ik teksten die het resultaat zijn van een zinloze worstelpartij. Dat is jammer. Neem nou dit stukje tekst in de inleiding van een auditrapport. Afzender is een professioneel accountantskantoor…

“Onze verantwoordelijkheid is, op basis van onze werkzaamheden, het geven van een oordeel over de beschrijving van De Vries BV en over de opzet en het bestaan van interne beheermaatregelen die verband houden met de interne beheersdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. We …”

Zoom-Workshop Tekststrategie

Lezersvragen toepassen in twee richtingen

Lezen is soms een zware opgave…
In alle trainingen en presentaties die ik geef, leg ik uit wat lezersvragen zijn. De reactie is soms lauw in de sfeer van ‘dat weet ik wel’. Het blijkt echter zeldzaam dat mensen deze (blijkbaar als vanzelfsprekend ervaren) kennis toepassen als ze een tekst maken.

Lezersvragen zijn de sleutel naar effectieve teksten. Je gebruikt ze om structuur aan te brengen als je een nieuwe tekst maakt. Je geeft daarmee op de vragen die jouw lezer heeft en voorkomt daarmee, dat je te veel tekst produceert.

Je gebruikt ze ook als je een afgekeurde tekst herschrijft en inkort Dit werkt fantastisch. Bekijk het in drie minuten, in deze video:

Rapporteren, de kracht van beeld

9 juli 2020 door consonante

De toepassingsmogelijkheden van tekststrategie zijn eindeloos. Heb je met rapporten, beleidsnotities of -plannen te maken? Voor het (her)schrijven, beoordelen en uitbesteden van een dergelijke tekst is tekststrategie bijzonder nuttig. Tijdens een Individueel Traject Tekststrategie werken we ‘on the job’ aan de productie van de tekst(soort) die voor jou op dit moment belangrijk is.

Wil je met een team werken aan de versterking van teksten? Maak kennis met tekststrategie.

Zoom-Workshop Tekststrategie

Een rapport van het SCP

Ik ben me rot geschrokken. Een abonnee van de schrijftips wees mij op het rapport ‘Media: tijd in beeld’ van het SCP, Sociaal Cultureel Planbureau. Sinds ik in 2009 ontslag nam als docent, lees ik nauwelijks rapporten, maar de titel van dit rapport maakte mij nieuwsgierig. Het rapport is gratis te downloaden. Gelukkig biedt het SCP geen gedrukte exemplaren meer aan, want dat zou nóg meer verspilling tot gevolg hebben. Kijk en huiver met mij mee…

Wil jij net als ik een einde te maken aan de mallemolen van rapporten en beleidsstukken waar niemand op zit te wachten? Lees dan deze schrijftip en ga aan de slag met tekststrategie.

De samenvatting van het rapport ‘Media: Tijd in beeld’ (2000 woorden)

Waar schrok ik nou zo van?

een samenvatting (zie foto) van ruim 4 pagina’s met 2.000 woorden (!), allemaal aan elkaar vast gebreid zonder tussenkopjes, zonder opsommingen
de samenvatting geeft te veel details en cijfers
de samenvatting is onleesbaar en wordt ook nog eens achterin herhaald in het Engels
het rapport beschrijft anderhalf jaar later een gemiddelde dag in september 2013 + de ‘razendsnelle'(!) ontwikkelingen in de mediatechnologie…
een rapport van 148 pagina’s, waarvan 6 pagina’s met een lijst van ruim 130 andere rapporten (!) die ooit geschreven en – in de afgelopen anderhalf jaar – ongetwijfeld uitvoerig bestudeerd zijn
een rapport met als titel ‘Media: tijd in beeld’ met slechts 8 grafieken, verdeeld over 120 pagina’s met tekst, tekst, tekst en nog meer tekst
naast de 8 grafieken zie ik alleen op de voorpagina een plaatje:

De kracht van beeldmateriaal

De aantrekkings- en zeggingskracht van beeld is groot. Tekststrategie is mijn vak, maar de waarde van beeldmateriaal is enorm. Een goede keuze van illustraties bij je tekst versterkt je boodschap. Dit geldt voor alle soorten tekst. Bij een onderzoeksrapport met de titel ‘Media: Tijd in beeld’ verwacht ik vooral beeld met een beknopte toelichting in tekst. Zelfs bij sollicitatiebrieven bepleit ik het gebruik van illustraties om je profilering kracht bij te zetten. Lees hierover deze blog…

Een paar tekstvoorbeelden uit het rapport

Ik geef het eerlijk toe, ik heb lang niet alles gelezen. De samenvatting zou voldoende informatie moeten opleveren, maar helaas. Ik lees daarin bijvoorbeeld deze alinea:

De uitkomsten kunnen geplaatst worden tegen de achtergrond
van veronderstellingen over razendsnelle veranderingen in het medialandschap waarin
nieuwe technologische mogelijkheden snel en breed worden omarmd en mediagebruikers
zelf beslissen waar, wanneer en wat ze aan media-inhoud consumeren, gecombineerd met
het beeld van jongeren als een digitale generatie die steeds vooroploopt en de rest van de
bevolking die dit voorbeeld snel volgt en al multi taskend door het leven gaat. In hoeverre
zijn zulke veronderstellingen correct?

Is dit de onderzoeksvraag? Ik scroll door al die pagina’s op zoek naar waardevolle informatie. Gelukkig, de experts komen voorbij:

Sommige experts stellen dat kijkers in de toekomst (zonder overigens
een tijdstip te noemen waarop die toekomst gerealiseerd zal zijn) alleen nog lineaire
televisie zullen kijken voor belangrijke sportwedstrijden en andere rechtstreekse programma’s
waarover ze willen meepraten, zoals het Songfestival.
Of de nieuwe mogelijkheden daadwerkelijk gebruikt gaan worden, is mede afhankelijk van
de opbrengsten voor de gebruikers en het vermogen om ermee vertrouwd te raken. Die
opbrengsten dienen hier breed opgevat te worden en kunnen betrekking hebben op uiteenlopende
gebruiksdoelen zoals vermaak, informatie vergaren of sociale contacten
onderhouden.

Onvoorstelbaar. Deze wijsheid van experts over het Songfestival maakt mij ook al niet vrolijk over de waarde van dit onderzoeksrapport. Dan maar door naar de conclusies. Helaas heeft het rapport geen hoofdstuk met conclusies. Hoofdstuk 7 – over de toekomst – beantwoordt wellicht mijn vragen. In de allerlaatste alinea van het rapport lees ik:

De grens tussen surfen voor privédoeleinden en voor werkdoeleinden
is daarmee diffuus geworden. Bovendien wordt multitasking (algemene activiteiten combineren
met media-activiteiten) in verschillende contexten extra gestimuleerd door mobiele
media. De verdere verspreiding en toepassing van mobiele media zal deze ontwikkeling
ook in de toekomst voortzetten. Daardoor raakt mediagebruik steeds meer verweven met
diverse algemene dagelijkse activiteiten.

Wauw…

Conclusie

Ik begin deze keer niet eens aan opmerkingen over de structuur (STAP 3A van de methode Drie Denkstappen) en de formulering (STAP 3B). Dat is zonde van jouw en mijn tijd. De inhoud van deze 60.000 woorden is zo ontoegankelijk, dat ik schrijvers en lezers die dit soort teksten herkennen graag een concreet voorstel doe.

Een tekst als deze vraagt om een grondige aanpak op alle fronten. Wat is bijvoorbeeld de kernboodschap (STAP 2B)? Ik vind die niet in het rapport. De vraag welk houdingsdoel (STAP 1B) de schrijver voor ogen had, durf ik niet te beantwoorden. De vraag welk gevoel deze tekst bij mij oproept, kan ik wél beantwoorden: verbijstering.

Herschrijven en inkorten tot 2.000 woorden in totaal, zou ik zeggen. Maar wat zonde van al die tijd die al is besteed. Draai niet langer mee in deze mallemolen.

Tekststrategie als oplossing

Wil jij in jouw organisatie een halt toeroepen aan de productie van dit soort teksten? Het SCP is met dit voorbeeld overigens zeker geen uitzondering. Dit soort onleesbare, kostbare, tijdrovende producties kom ik overal tegen. Tekststrategie is de oplossing. Eerst nadenken, dan pas schrijven. Dat voorkomt een hoop frustratie bij lezers, kosten bij werkgevers en verbijstering bij mij.

Training Tekststrategie

Het is géén schrijftraining…

28 juni 2020 door consonante

Een Training Tekststrategie volgens de methode Drie Denkstappen is geen ‘gewone’ schrijftraining. Dit misverstand ruim ik in deze blog graag op. Tekststrategie gaat over de voorbereiding, beoordeling en uitbesteding van élke tekst, ongeacht middel, kanaal en zelfs ongeacht taal. Deze tekstvoorbereiding leidt tot een effectieve, sterke tekst, zorgvuldig afgestemd op de lezer.

Tekststrategie is onafhankelijk van de taal waarin je communiceert…

Tekststrategie: focus op tekstvoorbereiding

De gangbare schrijftrainingen (beknopt formuleren, B1, klare taal, creatief schrijven, etc.) hebben de focus op STAP 3 (de productie van een tekst). Een Training Tekststrategie heeft de focus op tekstvoorbereiding (STAP 1 en 2). Dit kan in elke taal. Daarom is de (Online) Training Tekststrategie ook in het Engels beschikbaar.

Focus je op kort en bondig formuleren, aantrekkelijk en correct schrijven, dan ben je bezig met ‘Poetsen aan de buitenkant‘. Op die manier loop je het gevaar, dat je bij versie 6 nog niet iedereen tevreden hebt over je tekst.

Gratis tool TVF

Tekstvoorbereiding geeft jouw creativiteit alle ruimte

Toepassing van tekststrategie – volgens de methode Drie Denkstappen naar Sterke Teksten – betekent nadenken en discussiëren over een tekst vóór dat je hem produceert. Je legt in STAP 1 en STAP 2 de productspecificaties vast. Je gebruikt daarvoor de (digitale) tool TVF, tekstvoorbereidingsformulier. Je stelt hiermee in feite een contract op met afspraken over de tekst. Je creëert zo helderheid over hoofd- en bijzaken. In welke taal je het eindproduct (de tekst) vervolgens uitvoert, is daarbij nog niet van belang.

Het grote voordeel van deze benadering is, dat je niet meteen hoeft te beginnen met correct geformuleerde en gespelde teksten. In de tekstvoorbereiding geef je je creativiteit alle ruimte, zonder de belemmering van eisen die jouw lezer of opdrachtgever aan de uiteindelijke tekst stelt.

Aandacht voor structuur, spelling en formulering

Volg je een training tekststrategie en is Nederlands jouw taal voor het eindproduct, dan is er in STAP 3 uiteraard aandacht voor spelling en formulering (3B & 3C). De stijl van schrijven laat je aansluiten bij de keuzes die je gemaakt hebt in STAP 1 en 2. Samenhang of structuur ontstaat door in STAP 3A de vragen van de beoogde lezer vast te leggen en daarop in je tekst antwoord te geven. Zo simpel is het uiteindelijke schrijfproces.

Meest gehoord: “Deze aanpak is een eyeopener!”

Digitale tool TVF voor tekstvoorbereiding en tekstanalyse

De gratis digitale tool, TVF (tekstvoorbereidingsformulier), maakt de aanpak uniek. Je zet via het TVF de principes van tekststrategie om in concrete afspraken met iedereen die bij de tekst betrokken is. Het TVF vertaalt de bekende stukjes theorie over communicatie naar een eenvoudige toepassing in de praktijk. Zorgvuldige tekstvoorbereiding voorkomt eindeloze en vaak zinloze discussies achteraf.

TVF aanvragen

maatwerk offerte voor een training voor jouw team

Vraag een offerte aan voor een training voor jouw team

Onbegrijpelijke teksten helpen je niet verder

28 maart 2020 door consonante

Elk jaar moeten we er weer aan geloven: belastingaangifte. De Belastingdienst doet al jaren inspanningen om het ons makkelijker te maken. Dat is zeker voor een deel gelukt.

Sommige teksten brengen je tot wanhoop

Het zou fijn zijn als ook de professionele adviseurs die ons helpen met de aangifte, begrijpelijk communiceren. Dat lukt nog niet overal. Sommige teksten brengen je tot wanhoop. Kijk maar eens naar dit voorbeeld, een verwarrende tekst van 220 woorden:

Jaarafsluiting 2019

We vragen voor iedereen voor de indiening van de aangifte 2019 automatisch uitstel aan en plannen de opmaak van de aangiften en jaarrekeningen in over geheel 2020. Als om bepaalde redenen een snelle afhandeling gewenst is, neemt u dan contact met ons op, zodat we in overleg met u een datum voor de afhandeling kunnen afspreken.

Indien u uw stukken niet op tijd bij ons inlevert en we de stukken te laat krijgen (buiten datum maximaal uitstel) krijgt u een boete van de belastingdienst en kan het zijn, dat u daarna geen uitstel meer krijgt voor komend jaar en u voor 1 april uw aangifte moet inleveren. Indien de stukken bij ons te laat worden ingeleverd kunnen we geen garantie geven dat het op tijd afgehandeld wordt en kan het zijn dat de gegevens te laat bij de belastingdienst binnen komen. Boete en kosten kunnen niet op ons worden verhaald.

U dient het verzoek tot aangifte inkomstenbelasting die u krijgt van de belastingdienst per omgaande bij ons in te leveren, (meestal 1 pagina) zodat wij weten voor wie we uitstel moeten aanvragen. Dit geldt ook voor de eventuele partner. Dit uitstel aanvragen moet voor 15 maart 2020. Indien wij geen aangifte formulier van u krijgen voor 15 maart 2020 bestaat de kans dat er geen uitstel is aangevraagd door ons.

Welke vragen heeft de lezer?

De ondernemer die belastingaangifte als een vervelende, maar noodzakelijke onderbreking van zijn normale werk ziet, is de ‘ideale lezer’ van deze tekst (STAP 2A op het TVF, tool voor tekstvoorbereiding). Wat zijn de belangrijkste vragen, waarop deze lezer antwoord verwacht in de mail van zijn belastingadviseur, accountant of administratiekantoor?

Is er voor mij uitstel voor de IB-aangifte 2019 aangevraagd?
Wanneer wordt mijn aangifte door jullie afgehandeld?

De lezersvragen vormen STAP 3A op het TVF, tool voor tekstvoorbereiding. De eerste vraag krijgt meteen in de eerste zin een helder antwoord: voor iedereen is automatisch uitstel aangevraagd. ‘Mooi’, denkt de lezer, ‘dat kan ik dus nog rustig even laten liggen’ en leest niet verder. De brij van tekst nodigt daar ook niet toe uit.

Leest hij tóch verder, dan slaat de twijfel toe. Wat is ‘op tijd’? Wat is de ‘datum maximaal uitstel’? ‘Heb ik nu wel uitstel gekregen?’ Wat is ‘op tijd afgehandeld’? De tekst zit vol vage aanduidingen:

.. en kan het zijn, dat…
.. kunnen we geen garantie geven dat…
.. bestaat de kans dat er geen uitstel is aangevraagd door ons.

De derde alinea blijkt het gedragsdoel (STAP 1C op het TVF, tool voor tekstvoorbereiding) te bevatten: per omgaande het verzoek tot aangifte van de Belastingdienst inleveren.

Heeft de lezer zich gerustgesteld gevoeld na de eerste zin, dan krijgt hij het waarschijnlijk benauwd als hij een paar weken later de derde alinea leest. ‘Heb ik het ‘verzoek tot aangifte’ wel naar mijn boekhouder gestuurd?‘

Over deze tekst valt nog veel meer te vertellen. Dat doen we nu niet. Heb jij een standaardtekst waar wel eens kritisch naar gekeken mag worden?

Online Individueel Traject Tekststrategie

Een alternatieve tekst (80 woorden)

De tekst van drie alinea die hier als voorbeeld dient, leent zich uitstekend om in te korten met behulp van tekststrategie. Je gebruikt het TVF dan om de bestaande tekst te analyseren. Daaruit komen lezersvragen voort:

Vragen jullie voor mij uitstel voor de IB-aangifte 2019 aan?
Wanneer handelen jullie mijn aangifte af?

Aangifte IB-2019: uitstel en afhandeling

U heeft in februari 2020 van de Belastingdienst een verzoek ontvangen om aangifte te doen van de Inkomstenbelasting over 2019 (IB-2019). Om uitstel van aangifte voor u aan te vragen, ontvangen wij dit verzoek (één pagina) graag vóór 15 maart 2020.

Vermeld in uw brief of mail welke datum uw voorkeur heeft voor de verzending van uw aangifte naar de Belastingdienst. Wij laten u weten of die datum haalbaar is en wanneer u dan de stukken bij ons moet aanleveren.