Bedrijf X krijgt het verzoek van Bedrijf Y een offerte te maken voor de verbetering van de financiële administratie. Bedrijf X produceert een voorstel van 20 pagina’s en verzendt dat voorstel als bijlage bij een (standaard)mailbericht naar Bedrijf Y, de potentiële opdrachtgever.
Hieronder lees je het eerste deel van het mailbericht:
Geachte heer Hopmans,
Met veel genoegen brengt Bedrijf X (hierna: opdrachtnemer of ‘wij’ of ‘we’) op verzoek van Bedrijf Y (hierna: opdrachtgever of ‘u’) bijgaand voorstel uit voor het verbeteren van de financiële administratie van opdrachtgever.
Wij benadrukken dat wij over ruime kennis en ervaring beschikken om uw vraag in te vullen. Bedrijf X onderscheidt zich van andere partijen door aan de ene kant haar onafhankelijke positie en aan de andere kant door de kennis en kwaliteit van onze organisatie en medewerkers op het grensvlak van mens, financiën, cultuur en techniek.
Voor…
Opmerkingen:
- ‘Met veel genoegen‘, welke informatie geef je hiermee aan je lezer? Dat je graag een offerte uitbrengt, dat weet hij heus wel. Ballast.
- ‘bijgaand voorstel‘ geeft geen informatie over de inhoud van het voorstel; de lezer wil vooral antwoord op zijn vraag ‘waarom zou ik voor Bedrijf X kiezen?’; dat antwoord blijft uit.
- ‘Wij benadrukken… techniek‘. Bedrijf Y heeft al besloten een offerte te vragen. Welk nut heeft het op dit moment jezelf zo op de borst te kloppen? Het is geen wervende tekst! Bovendien, welke relevante of concrete informatie bevat deze tekst? Géén!
De tweede alinea is onthutsend. Ziet echt niemand binnen Bedrijf X, dat deze tekst waardeloos is en hoogstwaarschijnlijk zelfs averechts werkt? Wie leest nog kritisch de ‘standaardteksten’? Niemand waarschijnlijk. Daarvoor hebben we het allemaal veel te druk…
Realiseer je goed, dat je lezer één uniek persoon is. Hij of zij krijgt bij een offerte graag het gevoel bijzonder te zijn (STAP 1B van tekststrategie: houdingsdoel). Zorg dat de brief tot dat gevoel leidt. Zo’n gevoel beïnvloedt sterk de beoordeling van de offerte.
ALTERNATIEF
Gebruik je tekststrategie, dan overweeg je eerst alle aspecten van de communicatiesituatie. Je maakt keuzes, legt die vast in het TVF en formuleert vervolgens lezersvragen (STAP 3A van de methode voor tekststrategie, Drie Denkstappen):
- Waar gaat dit over?
- Wat is de oplossing van Bedrijf X?
- Waarom zou ik dit voorstel met extra aandacht lezen?
- …
De tekst voor het mailbericht rolt dan min of meer vanzelf tevoorschijn door antwoord te geven op de lezersvragen:
Geachte heer Hopmans,
Om de financiële administratie van Bedrijf Y te verbeteren ontvangt u ons voorstel voor de implementatie van de tool FINANCE2020.
De kern van ons voorstel is, dat we gebruik maken van bestaande werkwijzen bij uw bedrijf. Zaken die goed lopen, pakken we eerst aan. Zo ervaart iedereen direct verbeteringen. We presenteren daarvoor een systematisch beoordelingsproces. Details vindt u in ons voorstel (bijlage).
Wil je met jouw team een ‘standaardtekst’ kritisch beoordelen en eventueel herschrijven?
