Schrijftips Archives - Tekststrategie

Agendapunt voor een simpel overleg

30 april 2021 door consonante

Kijk en huiver…

Ter voorbereiding van een overleg verstuurt een docent een mailbericht naar 24 collega’s. Dit is zijn bericht:

Wát moet ik doen???

De invulling van online, fysiek en hybride onderwijs komende periode is voor ons een aandachtspunt. Vanaf periode 4 zullen we weer meer fysiek of hybride onderwijs gaan verzorgen. In principe zullen de hoorcolleges online zijn en zijn de werkcolleges fysiek of in een of andere hybride vorm. Dat wordt nog bekeken. Je kunt al in je rooster zien hoe dit wordt gepland en bij iedere les kun je ook zien hoeveel studenten er in het lokaal mogen worden toegelaten. Piet heeft (relatief) veel grote ruimtes kunnen regelen waar 30 tot 32 studenten in mogen. Ik ga even uit van klassen van 30 studenten (ik weet wel dat sommige klassen iets groter zijn, maar toch niet iedereen zal elke keer komen). Met name voor het hybride onderwijs is het wel van belang om te kijken of er een hele klas in past of niet. Als dat nl. niet het geval is, dan zullen we een planning moeten maken welke klassen of groepen bij hybride onderwijs fysiek welkom zijn en welke groepen online deelnemen (ieder klas is verdeeld in 5 of 6 groepen). Dit wil ik graag vrijdag bespreken en ik wil jullie vragen om hiervoor alvast in je rooster te inventariseren wanneer een hele klas past en wanneer er keuzes gemaakt moeten gaan worden. Die keuzes maken wij en die gaan volgende week naar de studenten gecommuniceerd worden.

Deze woordenbrij van 227 woorden kost een gemiddelde lezer 70 seconden leestijd. Na een eerste keer lezen, moet de lezer waarschijnlijk nog eens heel goed zoeken om te ontdekken van het gedragsdoel (STAP 1C van tekststrategie) van de zender is. Elke lezer heeft namelijk de logische lezersvraag ‘Wat moet ik doen?‘ (STAP 3A van tekststrategie).

Tekststrategie als oplossing

‘Poetsen aan de buitenkant’ van de tekst hierboven is zonde van jouw kostbare tijd. Passieve constructies wegwerken, ‘zullen’, ‘kunnen’ uit de tekst gooien… Herschrijven, redigeren is onbegonnen werk. Niet doen. Stop daarmee!

Had de zender zelf vooraf een paar minuten de tijd genomen om vast te leggen in het TVF wat de kernboodschap is (STAP 2B in het TVF), wat zijn gedragsdoel (STAP 1C) is en op welke vragen de lezer een antwoord verwacht (STAP 3A), dan had hij dit geschreven:

Online, fysiek en hybride onderwijs:

- bekijk op het rooster aantallen en lokalen voor jouw colleges
- vergelijk gewenste groepsgrootte en onderwijsvorm met de roosterinformatie
- noteer gewenste aanpassingen

Deze tekst van 26 woorden lees én begrijp ik 8 seconden… Duidelijk. Ik zie direct waar het bericht over gaat (kernboodschap) en wat de zender van mij verwacht (gedragsdoel). Fijn, ik krijg antwoord op mijn ‘lezersvragen’.

Winst in tijd én in kwaliteit

We maken een kleine rekensom.

De oorspronkelijke tekst kost 1 schrijver en 24 lezers in totaal 30 minuten:

2 minuten schrijftijd
24 x 70 seconden leestijd (1.680 seconden / 28 minuten)

De ‘call-to-action’ is zeer onduidelijk. Het effect van de tekst is belabberd. Niemand doet iets. Het overleg mislukt of loopt uit.

De nieuwe versie van de tekst kost schrijver en lezers in totaal 8 minuten:

5 minuten denk- en schrijftijd
24 x 8 seconden leestijd (192 seconden / ruim 3 minuten)

De ‘call-to-action’ is helder. Het effect is groot.

Moet ik nog meer zeggen? Hoeveel ‘simpele mailberichten’ versturen jij en je collega’s per jaar naar elkaar? Pak de rekenmachine er maar bij…

Introductie Tekststrategie

Aan de slag met jouw team

Zijn de teksten die jij en je collega’s produceren te lang, onduidelijk, saai? Voeren jullie lange discussies over teksten? Zonde van jullie kostbare tijd. De kwaliteit van wat wij doen, hangt samen met de kwaliteit van gesproken en geschreven teksten. Korte, duidelijke, effectieve teksten maken ons werk makkelijker.

Een Training Tekststrategie biedt een structurele oplossing voor het geworstel met tekst. Tekststrategie biedt houvast en plezier bij het schrijven. Tekststrategie brengt doelen dichterbij en maakt lezers blij.

Trainingen vinden plaats via Zoom, Teams of via jouw eigen platform. Je leert werken met de tool TVF. De tool leent zich uitstekend om via een ‘shared screen’ samen te werken aan een tekst. Deze aanpak is toepasbaar bij voorbereiding, beoordeling, analyse en uitbesteding van alle soorten teksten, in elke taal.

Offerte aanvragen

Vermijd passieve constructies, lijdende vorm

5 april 2021 door consonante

Als je na een zorgvuldige tekstvoorbereiding met het TVF in STAP 3 begint met de productie van de tekst, dan is er een wereld aan tips, checklists en bouwplannen beschikbaar. Alleen al over formulering zijn tientallen boeken geschreven.

Studenten krijgen tijdens hun opleiding bijvoorbeeld vaak het advies vermijd passieve constructies (ook wel ‘lijdende vorm’). Dat is mooi, want passieve constructies zorgen voor onduidelijkheid en te lange zinnen. In de praktijk blijkt dit lastig.

Waarom toch zo veel passieve constructies in rapporten?

Om het vertrouwen in jouw deskundigheid bij de lezer te versterken, gebruik je in een rapport of plan de derde persoon, tegenwoordige tijd: “Het doel van dit onderzoek is een beschrijving te geven van de gevolgen van…“. Je gebruikt in een rapport niet de toekomstige tijd ‘zal/zullen’. Een rapport is per definitie een tekst, waarin je vastlegt wat achter de rug is. Je rapporteert immers, bijvoorbeeld een onderzoek, event of project.

Je gebruikt in een rapport dus niet de eerste persoon: “Ik heb onderzoek gedaan naar de gevolgen van…” Met het gebruik van de eerste persoon krijgt een tekst al snel het karakter van een gezellig verhaal. Dat komt niet professioneel en objectief over. In de beoordelingscriteria van opleidingen staat bovendien ‘vermijd zo veel mogelijk de lijdende vorm’.

Deze combinatie van regels:

geen eerste persoon
geen passieve constructies / lijdende vorm

blijkt voor veel studenten lastig. Een passieve constructie lijkt namelijk de enige oplossing om ‘ik’ te vermijden. Aan veel passieve zinnen in onderzoeksrapporten voeg je echter probleemloos ‘door mij’ toe. Dat is dus géén oplossing. ‘Ik’ blijft op deze manier het ‘onzichtbare onderwerp’ van de zin.

Kijk maar eens naar dit voorbeeld uit het hoofdstuk ‘Methode van onderzoek’ van een rapport.

In de tekst hierboven staan:

6 passieve constructies (worden + voltooid deelwoord)
6 keer onnodig en zelf onjuist zal/zullen
3 naamwoordconstructies (o.a. ‘het registreren van’)

Wat is dan wel de oplossing?

OPLOSSING 1: kies een logisch onderwerp voor je zinnen

Als je opdrachtgever (of docent) van mening is, dat je de tekst van een voorstel per se moet uitschrijven in volledige zinnen, kies dan een logisch onderwerp voor je zinnen. Dat is niet ‘de onderzoeker’, want elke lezer weet dat jij (de onderzoeker) het rapport hebt geschreven.

Kies bijvoorbeeld ‘deskresearch’ als onderwerp. Dan krijg je:

Deskresearch naar literatuur en relevant overheidsbeleid over de registratie van sterfgevallen beantwoordt de eerste deelvraag.

Heeft de zin niet de onderzoeker als ‘verstopt onderwerp’, maar een andere handelende entiteit? In dit voorbeeld ‘de werkgever’:

De werkgever verwerkt uitsluitend medisch noodzakelijke gegevens.
(in plaats van ‘Uitsluitend medisch noodzakelijke gegevens zullen door de werkgever verwerkt worden.’

OPLOSSING 2: maak geen zinnen, maar plaats kernwoorden in een tabel

Is de lezer van jouw rapport een drukbezette professional, die beknopte, deskundige antwoorden op zijn vragen verwacht (STAP 2A van tekststrategie) en niet zit te wachten op lange teksten met keurig geformuleerde, lange zinnen? In dat geval is een tabel een prima oplossing. Je ZIET in één oogopslag de hoofd- en deelvragen. In de kolommen ‘methode’ en ‘objecten’ geef je in kernwoorden de relevante inhoud. Op deze manier maak je als onderzoeker of student je vakkennis voor iedereen zichtbaar en eenvoudig te beoordelen.

Introductie tekststrategie

Hoe werkt tekststrategie met de tool TVF

25 januari 2021 door consonante

Het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) is de tool bij de methode voor tekststrategie, ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten‘. Deze tool is voor iedereen gratis beschikbaar.

TVF, versie april 2021

De tool TVF zit bomvol met ‘verstopte’ informatie: een pop-up met toelichting per deelstap én 47 links naar extra informatie, video’s en geluidsfragmenten. Je kunt in principe direct zelf aan de slag om je teksten te versterken.

Verplaats je in de lezer…

De tool helpt je veel gehoorde tips in praktijk te brengen. Bijvoorbeeld ‘verplaats je in de lezer‘. Prima tip. Die tip ken je ongetwijfeld, maar hoe DOE je dat? Deze en nog veel meer tips breng je tot uitvoering met het TVF vóór je start met schrijven.

De kern van de methode: eerst denken/discussiëren en keuzes vastleggen op het TVF, dan pas een tekst produceren.

TVF downloaden

Met het TVF heb je de volledige methode in handen voor:

(her)schrijven
beoordelen
analyseren
uitbesteden van elke geschreven of gesproken tekst, in elke taal.

Werk je in het Engels, download dan de Engelstalige versie.

Sta je geregistreerd als gebruiker van het TVF dan ontvang je automatisch updates en tips over tekststrategie.

Wat heb je aan het TVF?

Het TVF werkt pas als je het digitale bestand opent in Adobe Reader. Via je muis vind je bij elke stap praktische tips. Verder leiden 47 links je naar uitgebreidere toelichting, tips, video’s en geluidsfragmenten per stap. De eigenschappen van de tool maken online gebruik via een ‘shared screen‘ tot een prettige en effectieve manier om samen aan teksten te werken.

Het TVF helpt je bij de gestructureerde tekstvoorbereiding van elke tekst, in elke taal. Je bespreekt en overweegt keuzes voor een tekst VOOR je begint met schrijven. Dit zorgt achteraf voor winst in tijd en kwaliteit. Geen lange discussies meer als de tekst al op tafel ligt…

Deze aanpak boort jouw creativiteit aan en leidt tot sterke teksten, waar jouw lezers blij van worden. Het gebruik van de tool brengt jouw professionele en sociale doelen dichterbij. De benadering van teksten is anders dan wij allemaal op school geleerd hebben en in de praktijk gewend zijn. Tekststrategie is voor cursisten vaak een eyeopener.

Gebruik van het TVF zorgt ervoor, dat je de juiste keuzes maakt bij (her)schrijven, beoordelen en uitbesteden van e-mails, webteksten, presentaties, offertes, sollicitatiebrieven, profielteksten, nieuwsbrieven, etc.

Online werken aan tekstvoorbereiding via het TVF

Online werken aan een tekst via het TVF

TVF: afspraken over het eindresultaat

Gebruik je de tool TVF, dan maak je in feite vooraf afspraken met jezelf, met je collega’s of met je opdrachtgever over de ‘productspecificaties’ van het eindproduct, de tekst. Zo voorkom je eindeloze discussies en steeds weer nieuwe versies van een tekst. Met het TVF stel je dus een contract op.

De methode is universeel toepasbaar op alle tekstsoorten, in elke taal en gebaseerd op vijf principes.

Een zorgvuldige tekstvoorbereiding met het TVF leidt tot minder gedoe en discussies als de tekst eenmaal geschreven is. Dit ‘poetsen aan de buitenkant‘ leidt zelden tot een beter resultaat.

Wil je direct aan de slag met jouw team? Een introductiesessie van 2 uur (via Zoom, Teams of jouw platform) is zo geregeld. Al vanaf €50 per cursist bij 8 deelnemers. Bekijk alle mogelijkheden.

Een boek voor tips, voorbeelden en inspiratie

Heb je (nog) geen tijd voor een training? Lees je liever eerst in het boek ‘Tekststrategie 2020’?

Aflevering van de boeken in maart 2021

Boek bestellen

Resultaat Training Tekststrategie

11 december 2020 door consonante

Aan het begin van een Training Tekststrategie beantwoorden cursisten altijd de vraag ‘Waar word jij als lezer NIET blij van?’ Die vraag vindt iedereen leuk, want niets is makkelijker dan kritiek leveren op teksten van anderen…

De antwoorden van professionals zijn bij elke training, in elke branche, overal in Nederland gelijk. Kijk maar.

Onze kritiek op teksten van anderen

Dit is de kritiek van ervaren professionals op teksten van anderen, geformuleerd door een willekeurige groep cursisten in 2020:

We vinden teksten van anderen te lang en onduidelijk.

Wil je zelf korte, duidelijke teksten produceren? De aanpak die tekststrategie biedt, is voor veel cursisten een eyeopener.

Resultaat van de training

Aan het einde van de training is dit het antwoord op de vraag ‘Wat is jouw mening over tekststrategie?’:

Wanneer doe jij mee aan een gratis Zoom-workshop?

Kennismaken met tekststrategie

Door het ijs gezakt

27 oktober 2020 door consonante

Sinds de introductie van de PC in de jaren ’80 zijn we wereldwijd door het ijs gezakt. We ‘beginnen gewoon’ met een tekst. Even snel een ‘simpel tekstje’ plaatsen brengt over het algemeen alleen maar verliezers met zich mee. De zender bereikt zijn doel niet. De ontvanger krijgt geen heldere boodschap.

Nemen we wel de tijd voor een tekst, dan doen we dat doorgaans pas als die al op tafel ligt. Dan gaan we nog eens kritisch naar de tekst kijken. Dat is te laat. Verbeteren, aanpassen is vrijwel onmogelijk. De architectuur van de tekst deugt niet. Schrappen en schuiven is zinloos.

Onleesbare teksten

‘Onleesbare’ teksten ontstaan vaak als de schrijver verzuimt om vooraf bewust na te denken over de ‘ideale lezer’ (STAP 2A). Wie is die persoon, die de tekst gaat lezen? Probeer hem of haar zo helder mogelijk in beeld te krijgen. Dat maakt het schrijven een stukk makkelijker. Behalve de ‘ideale lezer’ zijn er meer ingrediënten af te wegen. Bekijk de video Teksten bakken op YouTube.

Tekststrategie is de oplossing. De methode ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten’ dwingt je tot denken en keuzes maken vóór je begint met schrijven. Je legt in feite de productspecificaties voor het eindproduct (de tekst) vast. Hoe dat precies werkt, leer je tijdens een training tekststrategie.

Welke training kies jij?

Een ijzingwekkend tekstvoorbeeld uit het onderwijs

Een abonnee van de schrijftips leverde mij een ijzingwekkend tekstvoorbeeld aan. De afzender van de tekst is een schoolbestuur…

De schrijver van de tekst adviseer ik van harte zich aan te melden voor een Training Tekststrategie.

Ik beperk me tot vijf fragmenten uit de lange, onbegrijpelijke tekst:

De komende tijd zal worden ingezet om vanuit een nieuw Strategisch Beleidsplan de daarin beoogde doelstellingen te realiseren.
Echter, wij zullen onze leerlingen moeten begeleiden om volwaardige burgers van de 21ste eeuw te zijn. Ook de onderwijsinspectie speelt hierop in en, na het steeds scherper stellen van het toezichtkader en de daarbinnen te leveren uitkomsten, is er een dialoog ontstaan hoe wij onze leerlingen kunnen gaan begeleiden naar bij de “21ste century skills”.
Voor wat de interne ontwikkelingen betreft, zullen deze de komende beleidsperiode in het licht staan van verdere professionalisering. De kwaliteit van het primair proces is daarbij het vertrekpunt voor de stichting. Tezelfdertijd wordt beleid ontwikkeld om te voorkomen dat in de toekomst scholen als kwalitatief zwak beoordeeld kunnen gaan worden.
Het (her)definiëren van de missie tegen de achtergrond van huidige en toekomstige ontwikkelingen, leidt tot een visie hoe deze missie te realiseren in onze stichting.
Hierbij kunnen nadrukkelijk aanvullingen, aanpassingen of beleidswijzigingen gaan optreden ten opzichte van het huidige schoolplan van onze school. Immers, het nu voorliggende schoolplan kan nog geen relatie hebben tot het in ontwikkeling zijnde nieuwe stichtingsbeleid.

Schrijf jij je kind in bij deze school?

Opmerkingen bij de tekst

Waar moet ik beginnen? Dit is één grote brij van woorden, rechtstreeks uit het ongetwijfeld deskundige, maar chaotisch brein van de schrijver overgezet naar het beeldscherm. Deze tekst heeft een totaal gebrek aan betekenis. De tekst wemelt van de passieve constructies, onnodig aangevuld met zal, zullen, kunnen en gaan. De lezer verdwijnt samen met de schrijver in het wak…

Opmerkingen op zinsniveau zijn bij dit tekstvoorbeeld zinloos. Deze tekst schreeuwt om een grondige herziening in de vorm van tekstvoorbereiding met het TVF. Dat doe je bijvoorbeeld op basis van een paar simpele vragen, gebaseerd op de methode ‘Drie Denkstappen’:

wat is je gedragsdoel (STAP 1C)
met ander woorden: wat moet je lezer doen na het lezen
wie is jouw ideale lezer (STAP 2A)
schets vooraf een profiel van de persoon voor wie jouw tekst bedoeld is (wat weet hij, wat vindt hij, wat wil hij…)

Wil je meer weten over de aanpak volgens de methode voor tekststrategie?

Inhoud Training Tekststrategie

Weg met die omslachtige zinnen

29 september 2020 door consonante

In deze tip krijg je vier voorbeelden van omslachtig, ambtelijk taalgebruik. Ik laat je zien hoe je die moeilijk leesbare teksten ombouwt tot korte, duidelijke zinnen. Weg met die omslachtige zinnen.

Tekststrategie toen en nu

Dit prachtige boekje kwam tevoorschijn bij een grote opruimactie. Het jaartal (rond 1930) is niet precies vast te stellen, maar duidelijk is, dat ‘worstelen met tekst’ niets nieuws is. Ik lees op pagina 23: “Slechts weinig mensen zijn begiftigd met een natuurlijk talent om in weinig woorden veel tot uitdrukking te brengen.”

Kom morgen…

“Wie kortheid overdrijft, wordt onduidelijk”, staat er. “Daar is het bekende voorbeeld van het telegram: KOM MORGEN, waaruit men niet kan afleiden of de bedoeling is: Kom morgen bij mij – dan wel – Ik kom morgen bij jou…” Tja, kan lastig zijn.

Tot zover een oud, maar prachtig voorbeeld van te bondig formuleren. Omslachtige formuleringen vormen wat mij betreft toch een groter probleem. Te lange teksten zijn niet alleen moeilijk te begrijpen, maar ze richten ook schade aan:

tijdverlies
papierverspilling
ergernis en onbegrip bij de lezer
imagoschade
omzetverlies

Vier omslachtige zinnen

De vier voorbeelden hieronder komen (niet herleidbaar) uit teksten van verschillende opdrachtgevers. Herken je dit soort zinnen?

De nieuwe kasten voor de energieverdeler worden reeds klaargezet in de ruimte bij het papiermagazijn.
In het door ons opgestelde onderzoeksrapport dat u nu in handen heeft, zal worden aangetoond, dat …
Binnen twee domeinen zijn verschillende ontwikkelingen te benoemen die effect hebben op de organisatiewijze van de ouderenzorg en vaak ook op de schaal waarop de ouderenzorg is georganiseerd.
Hierbij hebben wij het genoegen u vrijblijvend onze offerte te doen toekomen voor het uitvoeren van werkzaamheden inzake de implementatie van een helpdesktool.

Tja, zo kan ik nog wel even doorgaan, maar jouw tijd is ook beperkt.

Opmerkingen en alternatieven

‘reeds’ is een vage en overbodige tijdsaanduiding; door de passieve formulering ‘worden klaargezet’ blijft onduidelijk wie dat doet
Alternatief: Bedrijf X zet de kasten voor … klaar in..
‘door ons opgestelde’ is overbodig, de bijzin ook; vermijd passieve constructies en ‘zal’
Alternatief: Dit onderzoeksrapport toont aan…
Deze zin bevat héél veel ballast.
Alternatief: De organisatie van de ouderenzorg verandert.
Deze zin is ouderwets, te onderdanig en toch sterk vanuit de zender geformuleerd.
Alternatief: U ontvangt onze offerte voor de implementatie van een helpdesktool.

“Schrijven kunnen we allemaal. Beter schrijven ook…” Jij ook. Het TVF helpt je daarbij door je te laten nadenken over je tekst vóór je begint met schrijven,

Kijk kritisch naar de formulering van elke zin, zoals in de voorbeelden hierboven. Bijna altijd zijn er woorden te schrappen. Meestal neemt de kracht van je tekst dan toe.

Heb jij voorbeelden van of vragen over omslachtige zinnen? Alle feedback is welkom. Gebruik daarvoor het contactformulier.

Aandacht voor formulering is zinloos als …

Aandacht voor formulering (‘poetsen aan de buitenkant‘) is prima, maar uitsluitend als je goed hebt nagedacht over de ‘binnenkant‘ van de tekst.

Alle trainingen van Consonante zijn te boeken in een online uitvoering via het platform Zoom.us.

Kies jouw manier van leren

Poetsen aan de buitenkant is zinloos

11 september 2020 door consonante

Beginnen bij STAP 3 is niet logisch

Voor veel activiteiten vinden we het logisch om eerst te denken en daarna pas te doen. Eerst bedenken welke producteigenschappen belangrijk voor je zijn, dan pas een auto, wasmachine, computer of een ander product maken of bestellen. Dat vindt iedereen normaal. Gek genoeg doen we dat bij een tekst anders. Waarom? Een tekst is net zo goed een product.

Een tekst? We beginnen gewoon… Beginnen bij STAP 3 van de tekstvoorbereiding via het TVF is niet slim. Eerst een tekst maken en dan pas gaan nadenken en discussiëren over de ‘producteigenschappen’ is daarom een onverstandige aanpak. Zo blijven we ‘poetsen aan de buitenkant’ en plagen we elkaar met versie 3, versie 4, versie 5…

Zichtbare buitenkant, onzichtbare binnenkant

Alle aandacht gaat in het schrijfonderwijs en bij schrijftrainingen naar de ‘zichtbare buitenkant’ van teksten, terwijl de ‘onzichtbare binnenkant’ onderbelicht blijft. Begin daarom met STAP 1 en 2. In de E-learning Tekststrategie ga je hier zelf mee aan de slag.

In het boek ‘Tekststrategie 2020’ vind je uitleg en voorbeelden.

TVF aanvragen

“Wil jij even naar mijn tekst kijken?”

De vraag hierboven hoor je regelmatig binnen een team. Zo zijn we gewend met teksten om te gaan. Iemand schrijft iets. Daarna geven teamleden of leidinggevenden feedback. Soms gaat het ‘nog even langs communicatie’. Dat is allemaal te laat.

Al die goedwillende collega’s kunnen niets anders doen dan ‘poetsen aan de buitenkant van de tekst’. Dat leidt tot eindeloze, frustrerende discussies over woorden en zinnen en steeds nieuwe versies. Niet doen. De tekst wordt er zelden sterker van. Zonde van jouw kostbare tijd.

Tekststrategie is de oplossing met de focus op de ‘binnenkant‘ van de tekst. Consonante begeleidt jou en je team daarbij als ‘schrijfcoach voor sterke teksten‘.

Focus op onderliggende keuzes

Besteedt jouw organisatie geld en tijd aan trainingen met namen als ‘beknopt formuleren’, ‘schrijven op B1 (of B2) niveau’, ‘Direct Duidelijk’, ‘begrijpelijk schrijven’, ‘Klinkende Taal’, ‘klare taal’, Jip-en-Janneke’? Dat zijn allemaal nuttige trainingen, maar helaas vooral gericht op ‘poetsen aan de buitenkant’. De ramen wassen van een gammel gebouw is nutteloos.

Een perfect geformuleerde en gespelde tekst biedt geen enkele garantie op effectiviteit. Tekststrategie is de oplossing met de focus op de ‘binnenkant‘, dat wil zeggen de onderliggende keuzes in STAP 1 en STAP 2 (zie TVF) vastleggen, voorafgaand aan de productie van een tekst (STAP 3). Pas in STAP 3 is aandacht voor structuur, formulering en spelling zinvol.

Tijdens een Training Tekststrategie leer je helder te zien waaróm een tekst niet effectief is. Je beoordeelt de ‘binnenkant’ van een tekst. Je leert vervolgens hoe je de problemen oplost en voortaan voorkomt. Lees meer over de principes van tekststrategie.

Betrokkenheid van leidinggevenden is cruciaal

Kies je voor een Training Tekststrategie, zorg dan dat ‘van hoog tot laag’ meedoet met de training. Juist leidinggevenden die uiteindelijk akkoord moeten gaan met teksten, hebben baat bij tekststrategie. Niemand heeft deze nieuwe benadering van tekst meegekregen in zijn opleiding of tijdens een schrijf- en communicatietraining. Meer over tekststrategie in het onderwijs…

Hoe gaat dat bij jouw team? Hoeveel correctierondes zijn er soms nodig voordat een tekst de deur uit gaat? De goedbedoelde feedback leidt in de meeste gevallen slechts tot ‘poetsen aan de buitenkant’:

lange zinnen inkorten
een zinnetje toevoegen of schrappen
spelfouten corrigeren
formulering aanpassen
structuur aanpassen
feitelijke onjuistheden herstellen
ontbrekende feiten toevoegen
wollige taal vervangen door heldere woorden
witregel of tussenkopje toevoegen
…

De hele tekst moet van tafel

Wie durft het aan om te zeggen, dat de hele tekst van tafel moet? In veel gevallen is dat de enige oplossing om tot een sterke tekst te komen. De tekst had nooit zo geschreven moeten worden. Start daarom altijd met tekststrategie: denken/discussiëren, keuzes maken en vastleggen en dán pas schrijven…

Nu ben jij aan zet. Ga de confrontatie aan met je eigen teksten. Kies voor een kennismaking via een gratis of betaalde Zoom-Workshop Tekststrategie. Klik op de button om te ontdekken wat het verschil is.

Zoom-Workshop Tekststrategie

Passieve zinnen creëren onduidelijkheid

5 september 2020 door consonante

In dit bericht vind je twee voorbeelden van onderzoeksrapporten uit de praktijk. Eerst lees je een aantal tips voor rapporteren van een praktijkgericht onderzoeksrapport op hbo-niveau. Wil je praktische tips voor het opzetten van een praktijkgericht onderzoek op hbo-niveau? Ga dan naar deze pagina.

Niemand zit te wachten op lange rapporten

Teksten in het hoger onderwijs

Zestien jaar lang was ik docent in het hoger onderwijs. In 2009 nam ik ontslag om als zelfstandig ondernemer en trainer een oplossing te zoeken voor het geworstel met tekst. Die heb ik gevonden. De methode voor tekststrategie, ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten’, geeft houvast en plezier bij schrijfklussen.

September 2020, elf jaar later, ben ik (in deeltijd) terug in het hoger onderwijs en sla ik weer eens een studieboek open. Een huiveringwekkend voorbeeld met drie passieve constructies (worden + voltooid deelwoord) springt mij tegemoet. Lees ook ‘Vermijd passieve constructies‘.

“Nagegaan zal moeten worden in welke mate bij vervanging en uitbreiding bereikt kan worden, dat de gemiddelde personeelslast inderdaad met ongeveer 10% wordt teruggebracht.”

Erger kan bijna niet. Een paar opmerkingen over de ‘buitenkant‘ van deze tekst:

wat een brij van woorden
ik moet 2x lezen voor ik het snap
‘zal’ is vrijwel altijd overbodig (ballast)
drie (!!!) passieve constructies in één zin:
- nagegaan zal moeten worden
- bereikt kan worden
- wordt teruggebracht
de volgorde van de woorden maakt lezen en begrijpen lastig
wie wat moet doen, is door de passieve constructies onduidelijk
‘kan’ is overbodig (ballast)
kortom, veel ballast, veel onduidelijkheid…

In deze zin is zoveel misgegaan, dat ”poetsen aan de buitenkant‘ zonde van jouw tijd is. Hoe zou jij deze zin herschrijven? Ga niet zitten poetsen, maar stel je zelf de vraag ‘Wat wil ik nou eigenlijk zeggen?’ Neem een TVF er bij, maak keuzes voor in ieder geval de stappen 2A en 2B (meer hierover).

Een nieuwe versie van 6 woorden (in plaats van 24) komt tevoorschijn:

“Vermindert vervanging en uitbreiding de personeelslast?”

Wil je ook leren op een andere manier naar teksten te kijken dan je sinds de basisschool gewend bent? Meld je (gratis of betaald) aan voor een van kleinschalige, interactieve Zoom-workshops.

Zoom-workshop

Voorbeelden uit een onderzoeksrapport

De tips en voorbeelden hieronder gaan over de rapportage van een onderzoek. Wil je praktische tips voor het opzetten van een praktijkgericht onderzoek op hbo-niveau? Ga dan naar deze pagina.

Studenten produceren tijdens hun studie een flink aantal rapporten. Opleidingen adviseren de studenten gelukkig wel om het gebruik van passieve constructies (lijdende zinnen) te vermijden en beknopt te formuleren. Dat blijkt in de praktijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Onderzoeksrapporten staan vaak bol van de zinnen met ‘zullen’, ‘gaan’, ‘kunnen’ en ‘worden’.

Drie voorbeelden:

Met Jeroen de Boer zal in de beginfase van het onderzoek een interview worden afgenomen.
De verschillende aspecten van overlast zullen hiermee in kaart worden gebracht.
Er zullen voor de dataverzameling 3.000 jongeren benaderd gaan worden met een online vragenlijst.

‘Zal/zullen’ en ‘gaan’ is niet alleen overbodig, maar ook feitelijk onjuist. Op het moment van lezen is het onderzoek immers al afgerond. In een rapport rapporteer je wat achter de rug is. Je beschrijft simpelweg de stappen en bevindingen, in de tegenwoordige tijd! Zie voorbeelden hieronder.

In passieve constructies (zoals ‘worden afgenomen’) zit impliciet de onderzoeker zelf verstopt als taalkundig onderwerp van de zin (door de onderzoeker). Dat is onnodig. De lezer weet echt wel, dat de schrijver de onderzoeker is. Heeft iemand anders het interview afgenomen, dan creëert de passieve zin onduidelijkheid.

Je maakt dit soort zinnen korter, duidelijker en professioneler door ze actief te maken. Dat doe je door een ander onderwerp voor de zin te kiezen:

Het onderzoek start met een interview met Jeroen de Boer.
Zo ontstaat een overzicht van de verschillende aspecten van overlast.
De data komen voort uit een enquête onder 3.000 jongeren.

Derde persoon en tegenwoordige tijd

Een rapport is prettig leesbaar en komt professioneel over als de schrijver kiest voor consequent gebruik van de derde persoon (dus geen ‘wij’, ‘ik’, ‘u’ of ‘jij’) en de tegenwoordige tijd. Zo neem je de lezer mee in de stappen van het onderzoek:

De ontwikkelingen op het gebied van vaccinaties vormen de aanleiding voor dit onderzoek.
De doelstelling van het onderzoek is vaststellen welke factoren invloed hebben op de bereidheid tot vaccineren.
Een enquête onder 3.000 jongeren vindt plaats in april 2020.
De bereidheid tot vaccineren blijkt onder 50-plussers significant groter dan onder jongeren tot 25 jaar.

Vermijd passieve constructies (lijdende vorm)

Tekstrategie voor elke student én docent

De lijdende vorm (passieve constructies: worden + voltooid deelwoord) ligt op de loer als je in de derde persoon schrijft. Je vermijdt deze valkuil door actief te formuleren en niet de onderzoeker zelf (jij dus) als ‘verstopt taalkundig onderwerp’ van de zin te kiezen. Hoe werkt dat?

Dus niet: ‘Voor het kwantitatief onderzoek zullen door middel van een enquête cijfers verzameld worden over…’
In deze zin is het verstopte taalkundig onderwerp ‘wij’ (namelijk: verzameld worden door ons)

Zo kan het ook: ‘Een enquête als instrument voor het kwantitatief onderzoek levert cijfers op over…’
In deze zin is het onderwerp ‘de enquête’. Wat doet die enquête? Cijfers opleveren.

Bekijk twee onderzoeksrapporten uit de praktijk

Een onderzoek naar ‘imago en identiteit’, uitgevoerd door Lexnova, in opdracht van de Hanzehogeschool Groningen. In dit rapport treft de lezer een prettige combinatie van korte teksten (zonder ballast) en veel illustratiemateriaal.

Een kwalitatief onderzoek naar de mening van boeren over de communicatie van de overheid. In dit rapport zie je hoe het gebruik van de derde persoon, tegenwoordige tijd, zónder passieve constructies leidt tot prettig leesbare, duidelijke teksten.

Gratis digitale tool TVF

Wil jij met meer plezier schrijven of tekstproducten beoordelen? Wil jij de hoeveelheid tekst tot een kwart terugbrengen? Maak gratis kennis met tekststrategie.

Gratis tool TVF

In het boek ‘Tekststrategie 2020’ staan meer voorbeelden en tips om teksten voor de lezer aantrekkelijk en duidelijk te maken.

Boek Tekststrategie

Blije lezers krijg je met tekststrategie

3 september 2020 door consonante

Zeg eens eerlijk, hoe vaak ben jij als lezer blij met een tekst die je voor je neus krijgt? Kritiek op teksten van ánderen hebben we allemaal. Hoe blij zijn de lezers van jouw teksten?

Al ruim 10 jaar lang vraag ik de deelnemers van mijn Training Tekststrategie aan het begin van een training “Lees jij weleens een tekst waar je niet blij van wordt?” Het antwoord van honderden professionals binnen dit meerjarig onderzoek is volmondig “Ja!”

Onze teksten zijn te lang en onduidelijk

Als ik tijdens trainingen aan professionals vraag, wat de oorzaak is van hun ontevredenheid over teksten van anderen, komen altijd dezelfde antwoorden tevoorschijn. Je ziet hieronder een van de vele resultaten van deze vraag, verzameld in een meerjarig veldonderzoek via Mentimeter. Kort samengevat laat dit onderzoek zien, dat we teksten van anderen vaak te lang en onduidelijk vinden.

Ons commentaar op teksten van anderen…

Tekststrategie: eerst keuzes vastleggen, daarná pas schrijven

Sterke teksten maken het voor jou als professional of student gemakkelijker je doelen te bereiken, in elk vakgebied, in elke functie. Tekststrategie leidt tot sterke teksten. Sterke teksten maken je lezers of luisteraars blij. ‘Blij’? Ja, blij. Je wilt toch zeker geen boze, verontwaardigde, teleurgestelde of geïrriteerde lezer?

Hoe maak je een lezer blij? Door antwoord te geven op de vragen die hij heeft. Zo simpel is het. Dit vraagt om zorgvuldige tekstvoorbereiding.

Introductie Tekststrategie

Ga niet in discussie over de woorden, maar over de keuzes

Ligt er al een tekst kant-en-klaar op tafel? Voel je aan alles, dat jouw lezer niet blij gaat worden van die tekst? ‘Poetsen aan de buitenkant is zinloos‘. Dat is echt zonde van jouw kostbare tijd. De tekst belemmert het zicht op de kern.

Zie je alleen de buitenkant van een tekst, dan ben je geneigd commentaar te geven op het gekozen beeld, op specifieke woorden of zinnen. Dat is zinloos als je niet weet welke keuzes de schrijver gemaakt heeft in de tekstvoorbereiding. Ga daarom in discussie over de keuzes, bijvoorbeeld die voor de kernboodschap (2B), het houdingsdoel (1B) of de lezersvragen (3A). De woorden en zinnen zijn namelijk gebaseerd op die keuzes.

Tijdens een Training Tekststrategie leer je vanuit een andere invalshoek naar teksten te kijken. Je ziet en begrijpt dan ineens waarom teksten hun doel niet halen én je weet hoe je dat voortaan voorkomt. Je maakt kennis met een andere benadering van teksten dan wij allemaal vanaf de basisschool gewend zijn: eerst keuzes vastleggen en daarna pas schrijven.

Lees meer over tekststrategie in het onderwijs

Waar wordt een lezer blij van?

Wat ‘blij’ in jouw situatie precies betekent, weet jij zelf het beste. Een ‘blije lezer’ begrijpt, onthoudt, accepteert of deelt jouw boodschap, krijgt precies voldoende informatie, hij krijgt antwoord op zijn vragen, voelt zich betrokken, gehoord of gewaardeerd en reageert adequaat. Selecteer de juiste ingrediënten, weeg ze zorgvuldig af en bak daarna pas de tekst… ‘Teksten Bakken‘.

Een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk

Een lezer die een ontwerp ontvangt, verwacht een ontwerp te ZIEN en geen brij van woorden, waarin hij zelf op zoek moet naar het ontwerp. Hieronder zie je een onderzoeksontwerp. Links, een volledig uitgeschreven ontwerp in een lap tekst. Rechts, de essentie zichtbaar en toegankelijk in een tabel.

Waar word jij als lezer blijer van?

Klik voor groter formaat (tekst is met opzet onleesbaar). Daar gaat het niet om. Het gaat om wat je als lezer ZIET.

De presentatie van een ‘onderzoeksontwerp’ in een lap tekst (links op de afbeelding) is vrij gebruikelijk in het hoger onderwijs. De docent moet noodgedwongen in die lap tekst op zoek naar antwoorden op zijn vragen. Zijn/haar oordeel wordt belemmerd door slecht geformuleerde, lange zinnen en irrelevante informatie.

Het beoordelen van een tabel (rechts op de afbeelding) met direct zicht op het onderwerp, hoofdvraag, deelvragen en andere relevante onderdelen van een onderzoek maakt beoordeling niet alleen veel sneller mogelijk, maar ook beter. Deze aanpak leidt voor een opleiding met honderden studenten al gauw tot een besparing van duizenden docenturen én betere, inhoudelijk feedback.

Hoe zorgt tekststrategie voor blije lezers?

De kern van tekststrategie is nadenken over een tekst en keuzes vastleggen vóór je begint met schrijven. De gestructureerde tekstvoorbereiding dwingt je vooraf afspraken te maken over de specificaties van het eindproduct, de tekst. Zo krijg je zicht op de vragen van de lezer. Effectief schrijven is dan niets anders meer dan antwoord geven op die vragen.

In welke taal je tekst uiteindelijk schrijft, maakt hierbij niets uit. Het is een methodische, universele aanpak voor effectieve communicatie. Tekststrategie is toepasbaar voor alle tekstsoorten en in alle talen.

Tekststrategie maakt lezers blij en brengt doelen dichterbij. De aanpak bespaart ons allemaal veel tijd, stress en geld.

Introductie Tekststrategie

Uitnodiging schrijven?

23 augustus 2020 door consonante

Dat is toch simpel, de tekst voor een uitnodiging? Schud je de tekst zo uit je mouw of gebruik je tekststrategie?

doelen bepalen
keuzes maken en vastleggen
tekst produceren

Gratis kennismaken met tekststrategie

Via het voorbeeld op deze pagina maak je kennis met tekststrategie. Wil je zo’n kennismaking liever in een online workshop? Dat kan gratis. Tijdens een online workshop leer je werken met de tool TVF voor tekststrategie.

Kies jouw datum voor een online workshop via de button hieronder.

Gratis Zoom-Workshop

Voorbeeld: een uitnodiging via tekststrategie

Hoeveel uitnodigingen schrijf jij per jaar? Hoe groot is de respons op jouw uitnodigingen? Hoe duidelijk ben je over je gedragsdoel (STAP 1C)? Met andere woorden, snapt de ontvanger direct wat hij moet doen?

Hoeveel uitnodigingen ontvang je? Waar word jij enthousiast van? Zijn de doelen van de zender altijd duidelijk?

In deze blog zie je hoe je de denkstappen van tekststrategie toepast voor de tekst van een uitnodiging.

Keuze voor middel & kanaal

Gebruik in ieder geval het TVF voor de tekstvoorbereiding.

Bij een uitnodiging is het interessant stil te staan bij de keuze in STAP 2D, middel & kanaal. Een uitnodiging is op zichzelf geen middel en ook geen kanaal. De uitnodiging is in feite de boodschap (2B). Er zijn veel verschillende manieren te bedenken om een uitnodiging bij de ontvanger te krijgen:

een brief of kaart, handgeschreven als middel en persoonlijk bezorgd als kanaal
een persoonlijk gesprek als middel via de telefoon als kanaal
een e-mail of whatsapp-bericht als middel via het digitale kanaal
een banner achter een vliegtuig als middel en de openbare ruimte als kanaal
etc., etc.

We kijken nu stap-voor-stap hoe een uitnodiging ontstaat.

Een toelichting op de drie denkstappen met volledig uitgewerkte voorbeeldteksten vind je in de Online Training en in het boek Tekststrategie.

Je vult de denkstappen op het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) in.

Lees meer over de tool en download 'm gratis om direct meer power te geven aan je teksten.

TVF, versie april 2021

Communicatiesituatie

Consonante presenteert op woensdag 22 april 2020 de nieuwe versie van het boek Tekststrategie + een nieuwe versie van het TVF. In de 2020-versie van het boek is voor het eerst expliciet aandacht besteed aan de toepassing van tekststrategie in het onderwijs. Consonante gebruikt de boekpresentatie om relaties zelf te laten ervaren hoe tekststrategie in het onderwijs werkt.

STAP 1, Doelen bepalen

Kennisdoel uitnodiging, 1A

De lezer weet dat hij welkom is op woensdag 22 april 2020 om 15.00 uur bij de presentatie van het boek ‘Tekststrategie 2020’ + TVF, op locatie X, mét laptop of tablet. Consonante introduceert voorbeelden van de toepassing van tekststrategie in het onderwijs (van basisschool tot universiteit).

Houdingsdoel uitnodiging, 1B

De lezer voelt zich gewaardeerd als relatie van Consonante Communicatie en ervaart nieuwsgierigheid naar de invulling van tekststrategie in het onderwijs, vanuit zijn directe of indirecte betrokkenheid bij opleidingen/onderwijs.

Gedragsdoel uitnodiging, 1C

Lezer meldt zich aan – eventueel met relatie(s) – via de link in de tekst voor de presentatie op 22 april 2020.

STAP 2, Keuzes vastleggen

Profiel van de ideale lezer, 2A

De ‘ideale lezer’ van de uitnodiging is geabonneerd op de tekststrategietips, vindt de benadering van tekst (tekststrategie) van Consonante interessant, erkent het belang van ‘nadenken over tekst vóór je start met schrijven’, weet dat zijn eigen teksten en/of die van zijn collega’s soms te lang en onduidelijk zijn en wil daar wel wat tijd, energie, geld en aandacht aan besteden. De lezer vindt het ook interessant op welke manier tekststrategie in het onderwijs een plek kan krijgen.

Lees waarom tekststrategie een vaste plek in het onderwijs verdient.

Tekststrategie in het onderwijs

Kernboodschap van de uitnodiging, 2B

Om zelf te ervaren hoe tekststrategie in het onderwijs werkt, ben ik uitgenodigd op 22 april 2020 bij de presentatie van het boek ‘Tekststrategie 2020’.

Concept, creatieve kaptstok, 2C

‘Terug in de schoolbanken‘ is de keuze voor 2C om de boodschap (2B) meer kracht te geven en de ontvanger nieuwsgierig (1B) te maken.

Middel & kanaal, 2D

De tekst gaat in februari 2020 als mailbericht via het digitale kanaal naar alle ca. 4.500 abonnees van de tekststrategietips. Het gedragsdoel in STAP 1C moet uiteraard passen bij het middel en het kanaal dat je hier kiest.

STAP 3, Tekst produceren

Heb je goed nagedacht over STAP 1 en STAP 2, dan is het in STAP 3A relatief eenvoudig om de juiste lezersvragen te bedenken. Welke vragen heeft de lezer in zijn hoofd op het moment dat hij de mail opent? Geef vervolgens antwoord op die vragen. In principe is je tekst dan klaar…

Lezersvragen, 3A

Waar gaat dit over?
Waarom krijg ik deze uitnodiging?
Waarom is dit voor mij (of een van mijn relaties) interessant?
Waar en wanneer is deze bijeenkomst?
Hoe kan ik me aanmelden?

Het eindproduct, de uitnodigingstekst, 3B & 3C

Onderwerp: Tekststrategie in het onderwijs, ervaar het zelf

Beste Karin,

Even terug in de schoolbanken…

Ik nodig jou als abonnee van de tekststrategietips uit om weer even plaats te nemen in de schoolbanken.

Om zelf te ervaren hoe tekststrategie in het onderwijs werkt, ben jij uitgenodigd op woensdag 22 april 2020 bij de presentatie van het boek ‘Tekststrategie 2020’.

Je krijgt het gloednieuwe boek ‘Tekststrategie 2020’ en de nieuwste versie van het TVF, tool voor tekstvoorbereiding. Op een verfrissende manier krijg je bovendien inzicht in het gebruik van tekststrategie in het onderwijs. Je betaalt hiervoor niets.

Vanaf 15.00 uur ben jij – met laptop of tablet – van harte welkom op een bijzondere locatie in Roden. Na je aanmelding ontvang je het adres.

Neem gerust een relatie of collega mee. Je ontvangt uiterlijk 17 april een reminder met exacte locatiegegevens en gastenlijst.

Ik heb interesse

Tot ziens op 22 april 2020,

Marian Stoppelenburg
Consonante Communicatie