Schrijftips Archives - Tekststrategie

Schrappen, schuiven en strepen met een rode pen heeft geen zin

27 januari 2020 door consonante

Tekststrategie helpt je op weg naar effectieve teksten. Hoe dat precies werkt, leer je in een training. Wat het oplevert zie je in dit voorbeeld. Je ziet een standaardmail van Loterij Kanzat als antwoord op een veel voorkomende vraag van deelnemers “Is mijn deelname stopgezet?”

Geachte mevrouw Stoop,

Ik heb de desbetreffende deelname inmiddels beëindigd. De inleg die voor deze deelname is afgeschreven, zal worden teruggestort op het opgegeven IBAN. De eerste inleg die voor deze deelname is afgeschreven, wordt niet teruggeboekt. Deze afschrijving zal namelijk worden verrekend met de storting van twee keer €15,- die automatisch is uitgekeerd. De storting was het welkomscadeau bij deze actie.

Mijn excuses voor het ongemak.

Vriendelijke groet,
Ans van Loterij Kanzat

Op deze tekst is veel commentaar te leveren. Dat is eenvoudig. Schrappen, schuiven en strepen met een rode pen heeft geen zin.Bedenk welke vragen mevrouw Stoop heeft en geef daar antwoord op. De simpele, korte en duidelijke tekst die dan tevoorschijn komt, zie je hieronder.

Geachte mevrouw Stoop,

Uw deelname is beëindigd.

U ontvangt uw inleg retour, verminderd met het welkomstcadeau van €30.

Vriendelijke groet,
Ans Droog
namens Loterij Kanzat

Zelf ervaren hoe tekststrategie voor jou werkt?

Worstel je zelf met teksten? Voer je eindeloze discussies met je collega’s over de ‘buitenkant van een tekst’? Leer naar de binnenkant kijken. Maak kennis met tekststrategie.

Welke trainingsvorm kies jij?

Maak je boodschap zichtbaar en voelbaar

12 november 2019 door consonante

Als lezer herken je ze onmiddellijk: standaardbrieven. In veel situaties logisch en acceptabel. De Belastingdienst kan onmogelijk iedere belastingbetaler een écht persoonlijke brief sturen. Automatisch gegenereerde data zijn in principe voldoende.

Weg met die standaardteksten

Veel standaardbrieven vragen overigens wel om een opfrisbeurt. Intern leest niemand ze meer en extern worstelen de lezers zich door onbegrijpelijke teksten. Beide problemen los je op met tekststrategie: schrijvers wakker, lezers blij!

Maak de boodschap van je standaardtekst zichtbaar en voelbaar door een zorgvuldige keuze te maken voor een kernboodschap, voor de beoogde emotie en een daarbij passende creatieve kapstok.

Welke organisaties kozen al voor tekststrategie?

Neem nou dit voorbeeld van zorginstelling X. Een nieuwe ICT-medewerker krijgt onderstaande standaardtekst overhandigd op de eerste werkdag:

Welkom bij ons!

Wij helpen elke dag kwetsbare mensen om ondanks hun problemen optimaal aan de maatschappij deel te kunnen nemen. Hun informatie wordt door ons, met heel veel IT-systemen en medewerkers, beheerd en steeds gebruikt voor goede zorg. Om je te helpen veilig te werken met al die informatie (veel vertrouwelijke informatie en waar we voor ons succes als organisatie van afhankelijke van zijn) en die jouw aandacht steeds nodig heeft.

Allemaal (CISO, FG, Managers en Directie) zijn we verantwoordelijk voor zo optimaal mogelijke betrouwbaarheid van onze systemen en diensten, waardoor we zo goed mogelijk onze zorg kunnen verlenen.
Er zijn in het verleden niet vaak dingen fout gegaan, maar dat willen we natuurlijk ook niet. Jouw rol is belangrijk, vooral door samen waakzaam te zijn en steeds de veilige keuze te maken.

De buitenkant van de tekst…

Op het gebied van formulering, de buitenkant van de tekst, is veel te verbeteren. Daar beginnen we niet eens aan. Dat is zonde van onze tijd. Dat is ‘poetsen aan de buitenkant‘. Het probleem zit veel dieper, onzichtbaar verborgen in de ‘productspecificaties’ van de tekst.

Met behulp van het TVF, de tool voor tekststrategie, analyseren we de tekst. Hiermee leggen we de gewenste ‘productspecificaties’ van de tekst vast. Hoe dit precies werkt, leer je tijdens een Training Tekststrategie. Het eindresultaat zie je hieronder.

Een nieuwe medewerker krijgt deze brief persoonlijk overhandigd.

Jij bent belangrijk

Beste Anique,

“In augustus 2019 vindt Henk een achtergelaten dossier van een prominente patiënt. Hij twijfelt geen moment en meldt de vondst als een incident. Hij geeft het dossier aan zijn afdelingsmanager. Zo voorkomen zij samen, dat gevoelige informatie bij de redactie van RTL Boulevard eindigt.”

Wat Henk deed verwachten wij van al onze medewerkers. Vanaf vandaag, jouw eerste werkdag bij Klinique, ligt de verantwoordelijkheid voor veiligheid van vertrouwelijke informatie ook op jouw schouders.

Jouw ervaring is waardevol voor ons

Jouw ervaring, Anique, bij het ziekenhuis in Sneek, vormt waardevolle input voor het veiligheidsbeleid in onze kliniek. Meld elk incident of overleg met je afdelingsmanager, Helga Klaver, als jij vermoedt, dat informatie van cliënten in gevaar is.

Waar moet je in ieder geval op letten:

verdachte mails
hackpogingen
datalekken
incidenten
onveilige situaties

Wil je meer weten over het beleid van je nieuwe werkgever rondom vertrouwelijke informatie? Neem dan contact op met Rob de Groot, r.k.de.groot@klinique.nl

Aan de slag met de standaardteksten in jouw organisatie?

Direct beginnen? Vraag gratis de digitale tool TVF (tekstvoorbereidingsformulier).

TVF aanvragen

Wat is het TVF?

20 oktober 2019 door consonante

Het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) is de tool bij de methode voor tekststrategie, ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten’. Met het TVF heb je in feite de volledige methode in handen. De tool helpt je bij effectief schrijven, presenteren en communiceren.

De kern van de methode is: eerst denken/discussiëren en keuzes vastleggen, dan pas een tekst produceren.

Hoe werkt het TVF?

Het TVF helpt je bij de gestructureerde tekstvoorbereiding van elke tekst, in elke taal. Deze aanpak boort jouw creativiteit aan en leidt tot sterke teksten, waar jouw lezers blij van worden. Zo komen professionele en sociale doelen dichterbij.

Nieuwe versie, oktober 2019

Op 19 oktober 2019 is een nieuwe versie verschenen van het TVF. Heb jij een oudere versie? Vraag gerust de nieuwe versie aan.

Vraag gratis de digitale tool, TVF, aan voor effectief schrijven, presenteren en communiceren

TVF, oktober 2019

Ik ontvang graag de tool

Het TVF helpt je bij (her)schrijven, beoordelen en uitbesteden van e-mails, webteksten, presentaties, offertes, sollicitatiebrieven, profielteksten, nieuwsbrieven, etc.

TVF: productspecificaties van de tekst vastleggen

Gebruik je de tool TVF, dan maak je in feite vooraf afspraken met jezelf, met je collega’s of met je opdrachtgever over de ‘productspecificaties’ van het eindproduct, de tekst. Zo voorkom je eindeloze discussies en steeds weer nieuwe versies van een tekst. De methode is gebaseerd op zeven principes.

Gestructureerde tekstvoorbereiding levert veel op, ook voor jouw team

De Training Tekststrategie werkt als een eyeopener voor jouw team

Een zorgvuldige tekstvoorbereiding met het TVF leidt tot minder gedoe en discussies als de tekst eenmaal geschreven is. Dit ‘poetsen aan de buitenkant‘ leidt zelden tot een beter resultaat.

Een voorstel voor jouw team

Geef je boodschap meer kracht

16 oktober 2019 door consonante

Welke creatieve kapstok kies jij voor je boodschap?

Tijdens de Training Tekststrategie zeggen cursisten vaak ‘ik ben niet creatief‘ als STAP 2C van de methode ‘Drie Denkstappen’ voor tekststrategie aan de orde is. STAP 2C heeft betrekking op het concept dat je kiest voor de communicatie.

‘Concept’ is een veelzijdig en daardoor lastig begrip. Simpel gezegd, in STAP 2C maak je een keuze voor de manier waarop je de kernboodschap uit STAP 2B extra kracht geeft. Hoe breng je jouw boodschap over op de lezer of toehoorder? Je kiest een ‘creatieve kapstok’ om je boodschap aan op te hangen. In de Online Training zoek je zelf actief naar een concept voor je boodschap.

De creatieve kapstok is een van de keuzes die je maakt in de tekstvoorbereiding met het TVF, het tekstvoorbereidingsformulier. In het boek ‘Tekststrategie’ vind je uitleg en voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

In dit geluidsfragment is sprake van een ‘aquabrowser’, een tool waarmee je je eigen creativiteit stimuleert. Een geschikte tool hiervoor vind je op de website Synoniemen.net.

Versterk je boodschap, vijf voorbeelden

Op deze pagina zie je vijf voorbeelden van ‘concepten’ om teksten in een business-to-business (b-to-b) omgeving meer kracht te geven. Beschouw een ‘concept’ maar als een ‘creatieve kapstok’ om je boodschap aan op te hangen.

Het is een misverstand, dat een concept alleen nodig is bij de communicatie over consumentenproducten. Ook als je ‘business-to-business’ communiceert, is een ‘creatieve kapstok’ van grote waarde om je boodschap kracht bij te zetten.

Vijf voorbeelden laten je een mogelijke invulling zien van STAP 2C bij de voorbereiding van een b-to-b tekst.

Voorbeeld 1, vragen stellen

STAP 2B, Kernboodschap: Nu maatregelen nemen voor het pensioen van onze werknemers, levert ons bedrijf de komende jaren winst op in de vorm van meer betrokkenheid en motivatie.

STAP 2C, Concept: vragen stellen over de stand van zaken t.a.v. pensioen

Kies je deze ‘creatieve kapstok’, dan wordt een ondernemer zich eerder bewust van de noodzaak om nu iets te doen aan het pensioen van zijn werknemers dan wanneer je hem de boodschap gewoon mededeelt.

Je ziet hierbij de sterke samenhang tussen de keuze in STAP 2C en die in STAP 1B, waarbij je vastlegt welk gevoel je wilt oproepen bij je lezer. Hier is dat ‘bewustwording van de noodzaak en de waarde van een goede pensioenregeling’.

Voorbeeld 2, illustratie

STAP 2B, Kernboodschap: Om het ziekteverzuim binnen onze organisatie terug te dringen, vraagt de directie concrete voorstellen van elke afdelingsmanager.

STAP 2C, Concept: een grafiek die het verloop van het ziekteverzuim in percentages weergeeft

Kies je deze ‘creatieve kapstok’, dan versterk je de boodschap met een illustratie. Kies je een grafiek waarbij de percentages stijgen, dan breng je een negatief, dreigend gevoel over. Kies je een grafiek met dalende percentages, dan is de kans groot, dat je een gevoel van trots of medeverantwoordelijkheid aanspreekt. Welk gevoel je wilt oproepen, bepaal jij zelf in STAP 1B.

Voorbeeld 3, vergelijking

Consonante Communicatie stelt zich ten doel de bekendheid van de methode ‘Drie Denkstappen’ voor tekststrategie te vergroten door een video (dit is de keuze in STAP 2D, Middel & kanaal) te publiceren via YouTube.

STAP 2B, Kernboodschap: Om sterke, effectieve teksten te produceren, bepaal je je doelen en maak je keuzes als schrijver vóór dat je begint met de productie van de tekst.

STAP 2C, Concept: de productie van een tekst wordt vergeleken met de productie van een taart

Voorbeeld 4, testimonial

STAP 2B, Kernboodschap: ZorgPlus verzoekt mij onze 45+ medewerkers op maximaal niveau 2 te wijzen op het project ‘Sterk in je werk’, waarmee zij ondersteuning kunnen krijgen bij loopbaanveranderingen.

STAP 2C, Concept: een testimonial met foto uit het leven gegrepen van een 45+ zorgmedewerker

Kies je deze ‘creatieve kapstok’, dan herkent de lezer direct waarover de tekst gaat en hij/zij raakt meer emotioneel betrokken.

Voorbeeld 5, cartoon met een glimlach

Tot slot een wellicht wat gewaagde ‘creatieve kapstok’. een cartoon met een glimlach ter versterking van de kernboodschap van de offerte van een technisch bedrijf.

STAP 2B, Kernboodschap: Dit voorstel leidt tot tijdwinst, doordat niet alleen de software in de laden wordt vervangen, maar de laden in hun geheel.

STAP 2C, Concept: een cartoon met een glimlach om de essentie van het aanbod in één klap zichtbaar te maken

Ik wil met mijn team aan de slag

Hoe bied jij een offerte aan?

10 oktober 2019 door consonante

Onder het geluidsfragment op deze pagina vind je een uitgewerkt voorbeeld van het gebruik van tekststrategie voor de begeleidende brief bij een offerte. Het commercieel belang van een offerte is duidelijk: de continuïteit van je bedrijf. Aandacht voor de communicatie met je potentiële opdrachtgever is dus van ‘levensbelang’.

Kanaalkeuze hangt samen met je gedragsdoel

Welk middel of kanaal je kiest in STAP 2D om de kernboodschap bij je lezer of toehoorder te laten landen, hangt nauw samen met het gedragsdoel dat je voor ogen hebt. Realiseer je bovendien, dat het onmogelijk is een tekst te schrijven als je niet hebt bepaald op welke manier de tekst bij de lezer terecht komt. Dát is de keuze die je in deze stap maakt. In de Online Training leer je hier meer over.

Effectief communiceren vraagt om lef

Durf keuzes te maken in de enorme hoeveelheid communicatiemiddelen en -kanalen die je tot je beschikking hebt. Houd niet als vanzelfsprekend vast aan een traditie. Effectief communiceren vraagt om lef. Lef om af te wijken van het gebruikelijke. Elke keuze die je in het TVF maakt tijdens de tekstvoorbereiding, betekent per definitie dat je een aantal alternatieven niet gebruikt.

In het boek ‘Tekststrategie’ vind je uitleg en voorbeelden van keuzes voor middelen & kanalen.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

Weg met die standaardbrief bij een offerte

In deze blog zie je een voorbeeld van een brief/mailbericht bij het aanbieden van een offerte. Deze tekst gebruikt dit bedrijf al jaren als ‘standaardbrief’ bij elke offerte. Standaardteksten raad ik af, omdat elke lezer onmiddellijk voelt dat de brief niet speciaal voor hem of haar geschreven is. Dat kan dodelijk zijn voor het effect op de houding en daarmee op het gedrag (STAP 1C, gedragsdoel) van de lezer. Bij een offerte kost je dat simpelweg opdrachten.

Lees ook de tip ‘Offerteteksten en tekststrategie‘.

Beoordeling en analyse van deze brief volgens de principes van tekststrategie leverde tijdens de Training Tekststrategie een totaal nieuwe versie op.

Je ziet hieronder de oorspronkelijke brief. Via de link onder de brief open je een document van 6 pagina’s vol met tips. Het document eindigt met de nieuwe versie van de brief. Download en print het document gerust om het eens grondig te bestuderen ter versterking van je eigen offertes.

Is je dat teveel moeite, dan is een Training Tekststrategie voor jouw team een leuk en effectief alternatief. Je gaat dan direct met je eigen offerteteksten aan de slag.

De oorspronkelijke standaardbrief

De ontwikkeling naar een nieuwe versie

Confrontatie met je eigen teksten

8 oktober 2019 door consonante

Elke training of workshop tekststrategie start met de belofte van tekststrategie:

“Tekststrategie laat je ontdekken waarom een tekst niet effectief is. Je leert ook hoe je dat probleem oplost en voorkomt.”

Gewapend met nieuwe inzichten beoordelen de cursisten vervolgens een eigen tekst. Dat is soms behoorlijk schrikken.

In september 2019 schreef een cursist dit in de evaluatie:

“Toen we aan de slag gingen met een tekst van ons team, schrok ik behoorlijk. Nu ik de tekst vanuit een andere invalshoek bekijk, zie ik ineens hoe slecht die tekst eigenlijk is. Erg confronterend en super nuttig. Ik weet nu ook hoe het beter kan.”

Durf jij de confrontatie aan?

Ben je zelfstandig professional en wil je je teksten versterken? Durf jij de confrontatie met je eigen teksten aan?

Ben je op zoek naar een geschikte training om de (standaard)teksten van jouw organisatie/team eens kritisch onder de loep te nemen? Ga zelf of stuur een ‘verkenner’ naar een Workshop Tekststrategie om te bepalen of tekststrategie waarde heeft voor meer medewerkers.

Boek een workshop om tekststrategie te ontdekken

Bekijk actuele data

Bekijk een volledig uitgewerkt voorbeeld

Confrontatie met eigen teksten

Stel, dat het team van LTR een Training Tekststrategie boekt en mij hun recente ‘Bewonersbrief’ (zie verderop in dit bericht) toestuurt als input voor de training. Als cursisten begrijpen zij al snel, dat het bij de beoordeling en verbetering van hun brief geen zin heeft om slechts een beetje te ‘poetsen aan de buitenkant‘.

Ze ontdekken tijdens de training, dat je de ontvanger ‘blij‘ maakt door direct een helder antwoord te geven op zijn belangrijkste ‘lezersvragen‘:

waar gaat dit over
waarom krijg ik deze brief

Stel je nu eens voor, dat jij in het team van LTR zit. Welke feedback geef jij op de ‘Bewonersbrief’? Wat is de kernboodschap van de ‘Bewonersbrief’? Wat moet de lezer doen?

Bewonersbrief

Geachte heer/mevrouw,

Palma Fictie BV, produceert in opdracht van LTR het vierde seizoen van de televisieserie ‘Familie Streep’. Middels deze weg wil ik u informeren over filmopnamen welke wij zullen gaan maken in uw buurt op verschillende plekken buiten zoals de Hertengracht, Bakkersgracht, Tweede Bakkersdwarsstraat te Amsterdam op onderstaande dag en tijd.

Woensdag 14 februari 07.30 – 21.30 uur

In overleg met diverse bewoners is er besloten om ons parkeerplan te herzien, deze is dan ook aangepast voor bovenstaande dag. Onze holding is in de Oude Bakkersstraat. De opnames zullen op straat plaatsvinden. Ons wagenpark staat bij het Vensterplein. Ter bevordering van deze opname zal er door de gemeente Amsterdam tijdelijke parkeerverboden geplaatst worden aan de en Vensterplein.

Met betrekking tot de opnamen: Mochten er bijzonderheden zijn wat invloed kan hebben op de opnames of van belang kan zijn voor de producent dan horen wij dat graag. Mocht u nog verdere vragen of opmerkingen hebben bel of mailt u mij dan gerust.
Ik reageer het snelst per e-mail.

Ik hoop dat ik u met deze brief voldoende heb geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

Locatiemanager Palma Fictie

Mijn feedback en een nieuwe versie

Elke cursist tekststrategie begrijpt, dat ‘poetsen aan de buitenkant’ niet helpt om deze belabberd geformuleerde ‘Bewonersbrief’ te verbeteren. Daar is meer voor nodig. Dat vraagt om een grondige aanpak. Dat vraagt om de Drie Denkstappen van tekststrategie.

We verspillen liever geen tijd aan oppoetsen van de formulering. Toch een paar opmerkingen:

Middels deze weg wil ik u informeren over…
In deze brief ontvangt u informatie over…
…filmopnamen welke wij zullen gaan maken in uw buurt…
…filmopnamen in uw buurt…
tweede alinea: er, ons, deze, onze, zullen, ons, zal….
(herschrijven? waar moeten we beginnen?)
Mochten er bijzonderheden zijn wat invloed kan hebben op de opnames of…
(waar heb jij leren schrijven?)

Schuiven en schrappen is zinloos.

Nieuwe versie via tekststrategie

Een nieuwe versie van de ‘Bewonersbrief’ komt in beeld als we de Drie Denkstappen van tekststrategie volgen. In welke volgorde je STAP 1 en 2 invult, dat bepaal je helemaal zelf.

In STAP 1 leggen we als zender onze doelen vast. We schetsen in STAP 2 een beeld van de ‘ideale lezer’ en kiezen de kernboodschap en een ‘creatieve kapstok’ voor die boodschap. Maak je geen heldere keuzes, dan krijg je geen effectieve tekst. De lezer blijft dan in verwarring achter.

STAP 1A, wat moet de lezer weten?

Palma heeft filmopnamen gepland in mijn buurt.
De filmopnamen zijn op woensdag 14 februari tussen 07.30 uur en 21.30 uur.
Die dag geldt een pakeerverbod op het Vensterplein.

STAP 2B, wat moet de lezer in ieder geval onthouden?

Op woensdag 14/2 kan ik in verband met filmopnamen van LTR niet parkeren op het Vensterplein.

STAP 1B, welk gevoel moet de brief oproepen bij de lezer?

acceptatie

STAP 2C, op welke manier breng ik de boodschap?

Om het houdingsdoel ‘acceptatie’ te bereiken, kies ik voor humor via een herkenbaar plaatje, passend bij een element van de kernboodschap en passend bij de afzender.

STAP 2A, wie hebben we voor ogen als ‘ideale lezer’?

hij weet niet dat er filmopnamen plaatsvinden op 14/2
hij wil geen last hebben van filmopnamen
de details van de filmopnamen vindt hij niet interessant
hij vindt het belangrijk zijn auto te kunnen parkeren in zijn woonomgeving
hij kan een Nederlandstalige brief lezen
hij kan een e-mail versturen

STAP 1C, wat moet de lezer doen/laten, als reactie op de brief?

primair gedragsdoel: op 14/2 de eigen auto niet parkeren op het Vensterplein
secundair gedragsdoel: eventuele reactie/vraag mailen

STAP 2D, welk middel & kanaal zet ik in?

Palma Fictie kiest ervoor huis-aan-huis een gedrukte brief in de brievenbus te doen.

STAP 3A, welke vragen heeft de ‘ideale lezer’ in zijn hoofd?

Waar gaat dit over?
Waarom krijg ik deze brief?
Bij wie kan ik terecht met een reactie?

STAP 3B &3C, het eindproduct, de ‘bewonersbrief’

Worstel niet langer met teksten. Stop de eindeloze discussies over woorden en zinnen. Kies voor tekststrategie.

Doe mij maar een voorstel

Zorgsector, ICT & teksten

7 oktober 2019 door consonante

De belofte van tekststrategie is, dat je vanuit een andere invalshoek leert kijken naar je eigen teksten en naar de teksten van anderen. Zo leer je effectiever schrijven, presenteren en communiceren. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst voor jou en de lezers van jouw teksten. Versie 3, versie 4, versie 5… Dat behoort tot het verleden.
–

Workshop Tekststrategie

–
In deze blog laat ik je zien wat onlangs gebeurde met een tekst tijdens een Training Tekststrategie voor een team ICT’ers van een zorginstelling.

STAP 2A van de methode voor tekststrategie ‘Drie Denkstappen’ betreft de keuze die jij als schrijver maakt voor de ‘ideale lezer‘. Het gaat hierbij om durven kiezen voor een specifieke lezer. Voor wie is jouw tekst bedoeld? Doe je dat niet en schrijf je één tekst voor twee of meer verschillende lezers, dan neemt het effect gegarandeerd af.
–

Vraag de tool aan

–

Installatie van ZorgNU-software

In het voorbeeld hieronder over ZorgNU-software (fictieve naam) zie je een paragraaf uit een advies van de afdeling MICT aan de zorgmanager. Let op de titel van deze paragraaf. Een lezer verwacht iets te lezen over architectuurprincipes. Toch?

Voorbeeld (121 woorden): Architectuur principes

Bij de installatie van de ZorgNU software blijkt dat er een complete SQL server / database lokaal geïnstalleerd wordt. Dit is voor ICT niet wenselijk in verband met de doelstelling om geen data lokaal op werkstations op te slaan. Dit heeft te maken met het feit, dat er geen automatische backups worden gemaakt van werkstations.

De voorkeur van ICT is dat de database op een aparte (gedeelde) server geïnstalleerd wordt. Deze server wordt dan dagelijks gebackupped en gemonitord door de beheerders van ICT. In de pilot fase is de ZorgNU software op een Special Client (SC) geïnstalleerd. Dit heeft niet de voorkeur. Bij voorkeur wordt de software op een Medium Client (MC) beschikbaar gemaakt. Hiervoor zal deze echter gevirtualiseerd moeten worden.

Elke tekst beïnvloedt indirect de kwaliteit van zorg

Beoordeling op basis van tekststrategie

Het rapport is bedoeld – zo vertellen de cursisten van de Afdeling MICT – voor de zorgmanager die antwoord wil op zijn vragen over de software ZorgNU.

Kijk je alleen naar de ‘buitenkant’ van de tekst, dan verspil je je tijd aan verbetering van spelfouten (o.a. gebackupped) en eliminatie van passieve constructies (7x). Dit levert geen wezenlijke verbetering op van de effectiviteit van de tekst. Poetsen aan de buitenkant is zinloos.

Kijk liever naar deze tekst vanuit de positie van de zorgmanager. Op welke ‘lezersvragen‘ geeft bovenstaande tekst antwoord? Zijn dat vragen van een zorgmanager die advies verwacht van ICT over het gebruik van de software ZorgNu? Is de zorgmanager geïnteresseerd in ‘architectuur principes’ of in de technische details van data-opslag?

Eén tekst voor iedereen, lekker makkelijk

Alhoewel de tekst in principe niet voor betrokken ICT’ers bedoeld is, krijgen zij die toch in hun mailbox. Dat lijkt lekker makkelijk, alle informatie voor iedereen in één tekst. De lezer moet zelf maar uitzoeken wat voor hem bedoeld is. Bij deze paragraaf verwacht de ICT’er antwoord op de vraag ‘Wat zijn de architectuurprincipes’? Wel een beetje vreemd. Je mag verwachten dat de ICT’er die principes kent.

Hoe dan ook, we kijken toch even naar de inhoud van deze paragraaf. In de tweede zin zit één principe verstopt: geen data op lokale werkstations. De rest van de tekst brengt geen ‘architectuur principes’ in beeld, maar bevat technische suggesties (3 x ‘voorkeur’) die samen een advies lijken te vormen. Er staat verder iets over ‘backups’, ‘clients’ en een ‘pilot’, waar geen enkele lezer blij van wordt. Met een gevoel van verwarring of ergernis schuift de lezer het stuk waarschijnlijk ter zijde.

Training Tekststrategie voor jouw team

Principes van tekststrategie

Een beoordeling zoals hierboven is een onderdeel van de Training Tekststrategie. Een team levert vooraf een eigen tekst aan als input voor de training. De cursisten maken kennis met de principes van tekststrategie. Met die kennis bewapend beoordelen ze vervolgens hun eigen tekst. Het wordt dan snel duidelijk op welke punten de tekst faalt. In dit voorbeeld is de belangrijkste conclusie van de cursisten, dat het één tekst is voor drie totaal verschillende lezersgroepen. Dat werkt niet.

Verbeteren is dan geen kwestie van ‘poetsen aan de buitenkant‘. Toepassing van de ‘Drie Denkstappen’ van tekststrategie leidt al snel tot een nieuwe tekst voor de zorgmanager.

Bij STAP 2A stel je bijvoorbeeld vast, dat de ‘ideale lezer’ geen interesse heeft in technische details. Deze lezer wil ZorgNU software in gebruik nemen op de afdeling. De ‘architectuur principes’ zijn voor de lezer hooguit van belang om het advies van ICT te accepteren. Zelfs dat is nog twijfelachtig. Deze hele paragraaf lijkt dus overbodig. De zorgmanager vindt vooral een dagelijkse backup belangrijk.

Nieuwe versie van de tekst (15 woorden)

De beoordelen en analyse via tekststrategie leidt tot een totaal andere tekst van 15 woorden, slechts 12% van het aantal woorden in de oorspronkelijke tekst.

Dagelijkse backups

ICT installeert de ZorgNU software conform de organisatiebrede architectuurprincipes. Deze aanpak garandeert een dagelijkse back-up.

–

Advies voor jouw team

Is er binnen jouw team sprake van (standaard)teksten, waar de lezers niet blij van worden?

Ga niet zitten prutsen en ruziën over de ‘buitenkant’ van de tekst. Stel elkaar de juiste vragen. Hanteer de denkstappen van tekststrategie. Gebruik het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) en produceer een nieuwe tekst. In veel gevallen leidt dat tot twee of drie veel kortere teksten waar twee of drie totaal verschillende lezers blij van worden. Ervaar het zelf tijdens een Training Tekststrategie met jouw team.

Offerte aanvragen

Hevig verlangen naar jou

30 september 2019 door consonante

Een prachtige liefdesbrief, wanneer schrijven we die nog? Heb jij er ooit een ontvangen? Werd je daar blij van? Had je het gevoel, dat die brief echt voor jou alleen bedoeld was? Bereikte de schrijver zijn of haar doel?

Tekststrategie voor liefdesbrieven

Tekststrategie voor jouw passie

Wat heeft een liefdesbrief nou te maken met tekststrategie? Meer dan je denkt. Bij een liefdesbrief is het voor jou als schrijver zonneklaar welk gevoel je op wilt roepen bij je lezer: een hevig verlangen naar jou. Vanuit die bewuste keuze kies je de boodschap en kom je tot een creatieve invalshoek, waarmee je de juiste snaar raakt.

Je weet als schrijver tot in detail wie jouw lezer is. Je houdt in je tekst tot in detail rekening met wat jouw lezer weet, vindt, kan en wil. Kortom, zonder dat je het weet, pas je tekststrategie toe.

Wie zich verdiept in tekststrategie, herkent onmiddellijk in STAP 1B (houdingsdoel), STAP 2A (ideale lezer), STAP 2B (kernboodschap) en 2C (creatieve kapstok) de gestructureerde tekstvoorbereiding van de methode Drie Denkstappen naar Sterke Teksten.

Je lezer verlangt naar jouw aanbod

Ook jouw professionele teksten scoren beter bij je lezer of toehoorder als je bewust vooraf keuzes maakt. Hoe je structureel de ‘productspecificaties’ voor je tekst vastlegt, leer je tijdens een Training Tekststrategie. Zet de eerste stap om jouw lezer het gevoel te geven, dat je hem begrijpt en waardeert. Zorg dat hij hevig verlangt naar jouw aanbod…

Doe mij een voorstel

WAT, HOE & WAAROM

23 september 2019 door consonante

De kernboodschap van je tekst

De kernboodschap is datgene wat moet ‘blijven hangen tussen de oren’ van je lezer als hij de tekst niet meer onder ogen heeft. De kernboodschap is datgene wat hij aan een ander vertelt, die hem vraagt wat er in de tekst staat. De kernboodschap is achteraf de samenvatting van je tekst. Die leg je vast in STAP 2B, in maximaal 30 woorden. In de Online Training ga je hiermee actief aan de slag.

Durf keuzes te maken en leg die vast in de verschillende deelstappen van STAP 2 op het TVF. Maak je geen duidelijke keuzes in deze fase, dan komt je tekst uiteindelijk bij niemand sterk over. Je maakt in deze stap dus de keuze voor de ‘kernboodschap’. Welke elementen stel jij vooraf vast als de belangrijkste voor de tekst? Als jou dat niet lukt als schrijver, hoe kan je dan verwachten dat je lezer die kern wél uit de tekst haalt?

In het boek ‘Tekststrategie’ vind je uitleg en voorbeelden van kernboodschappen.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

Stel, je bent op een netwerkbijeenkomst. Je krijgt 30 seconden op het podium om iets te delen met de aanwezigen. Wat is jouw kernboodschap en welke woorden kies je daarvoor?

Voorbeeld pitch in de zorg

WAT- en HOE-boodschappen

Veel mensen kiezen in zo’n situatie voor een WAT-boodschap als kernboodschap. Ze vertellen wat hun naam is, waar ze werken, wat hun taken zijn, aan welke projecten ze meewerken. “Ik ben Loes, ik werk in mijn eigen bedrijf als boekhouder. Ik maak jaarrekeningen, doe btw-aangiften en bedrijfsadministraties.”

Leuk om te weten, Loes, maar deze boodschap zet niemand in beweging, maakt niemand nieuwsgierig. Boekhouders zijn er zoveel…

Loes kan ook kiezen voor een HOE-boodschap als kernboodschap. Ze zegt: “Ik ben zeer ervaren, betrouwbaar, sociaal en flexibel. Ik ben goed met cijfers. Kwaliteit en service zijn belangrijk voor mij.”
Dat geloof ik graag, Loes, maar dit zégt elke boekhouder en dit géldt ook voor de meeste boekhouders. Ook met deze boodschap krijg je niemand in beweging. Kijk nu nog eens naar je ‘summary’ op je LinkedIN-profiel. Is dat een WAT- of HOE-boodschap? Haal die maar weg. Daar win je de oorlog niet mee.

Breng jouw WAAROM-boodschap voor het voetlicht

De feiten uit de WAT-boodschap zijn in eerste instantie voor een ander niet interessant. De kwalificaties uit de HOE-boodschap hebben geen toegevoegde waarde. Zij gelden net zo goed voor je concurrenten en collega’s. Bovendien kan je waardeoordelen beter aan een ander over laten. Wat denkt een toehoorder, als jij jezelf eerlijk en betrouwbaar noemt…

Maar wat dan? Zoek naar een WAAROM-boodschap als kernboodschap. Welk detail maakt jou net even anders? Waarom zou iemand naar jou luisteren? Waarom zou iemand contact met jou moeten leggen? Probeer daar het antwoord op de vinden. Gebruik dat als trigger in die 30 seconden op het podium.

Een voorbeeld uit de praktijk

Het is niet makkelijk om helder te krijgen waarom iemand nou speciaal met jou contact zou moeten leggen, maar het ís te vinden. Dat zit in details, in concrete aspecten van jouw persoonlijkheid, jouw ervaring of jouw product. Jij bent bijzonder. Jij hebt iets wat anderen niet hebben, iets wat relevant is voor jouw specifieke doelgroep. Breng het in beeld, letterlijk met woorden, figuurlijk met een plaatje of een voorwerp.

Loes stapt het podium op met een stuk waterleiding of een bak water en zegt: “Ik controleerde de boeken van een zwembad, ontdekte een lek, waardoor het geld niet langer met bakken tegelijk naar buiten stroomde…”

Geen twijfel of de toehoorders zich Loes herinneren op het moment dat zij boekhoudkundige hulp nodig hebben.

Versterken van je profieltekst

Een pitch op een podium komt misschien niet zo vaak voor. Zo’n pitch is prima te vergelijken met de tekst op de ‘summary’ van je LinkedIN-profiel.

De ‘Online Training Profieltekst’ helpt je stap-voor-stap via tekststrategie je profieltekst te versterken. Geen twijfel of de lezers van jouw summary zich jou herinneren op het moment dat zij jouw deskundigheid nodig hebben.

Online Training Profieltekst

Offerteteksten en tekststrategie

23 september 2019 door consonante

Welk gevoel wil je oproepen??

In het geluidsfragment hieronder krijg je een toelichting op het houdingsdoel (STAP 1B van de methode voor tekststrategie) van tekstvoorbereiding.

In deze stap bepaal je het gevoel, de emotie die je wilt oproepen bij je lezer. Vind je dat lastig? Formuleer dan eerst in STAP 2A het profiel van jouw ‘ideale lezer’, de persoon die jij als ontvanger van de boodschap voor ogen hebt. Heb je STAP 2A ingevuld, dan is het gewenste gevoel in STAP 1B gemakkelijker te bepalen. In de Online Training ga je hiermee actief aan de slag.

Meer informatie over de stappen krijg je via het TVF, de digitale tool. In het boek ‘Tekststrategie’ vind je uitleg en voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

In deze blog lees je welke rol STAP 1B, houdingsdoel bepalen, speelt bij de productie van een offerte. De emotie die jouw tekst bij de lezer oproept is sterk bepalend voor het succes van je offerte. Wat wil jij dat de lezer doet? Welk gevoel is daarvoor nodig?

Het belang van een offertetekst

De communicatiesituatie is bij een offerte altijd min of meer hetzelfde:

er is al contact geweest tussen jou als aanbieder en je potentiële opdrachtgever
opdrachtgever (ontvanger van je tekst) overweegt serieus met jou in zee te gaan
de ontvanger moet ‘alleen nog’ zijn handtekening zetten

Het belang van de teksten in een offerte is groot. Je bent al ver gekomen in het verkooptraject. De klant staat op het punt ‘ja’ te zeggen. Daar zijn toch al je inspanningen op gericht?

Je wilt een goede offerte schrijven. Welk gevoel moet je oproepen (STAP 1B) bij de lezer om te zorgen dat hij of zij uiteindelijk ‘ja’ zegt?

Twee doelen in één tekst, dat botst

In het Boek Tekststrategie vind je een voorbeeld van een offertetekst. Je ziet daarin dat twee doelen in één tekst zorgen voor stijlbotsingen. Je mist daardoor waarschijnlijk beide doelen. Het advies bij dat voorbeeld vat ik hier voor je samen.

Een offerte bestaat uit twee teksten:

1. een brief/mail waarin jij de relatie met je potentiële opdrachtgever bevestigt of verstevigt; het belangrijkste doel van die tekst is het houdingsdoel: de lezer het gevoel geven, dat je hem waardeert en dat je zijn vraag of probleem goed begrepen hebt; je spreekt hem aan in de tweede persoon;
2. een bijlage met op de eerste plaats een kennisdoel en een gedragsdoel; je laat je lezer weten wat de afspraken zijn en geeft hem de gelegenheid zijn handtekening te zetten; dit is een objectieve tekst in de derde persoon; de objectiviteit en zakelijkheid creëren natuurlijk ook een gevoel; de lezer ervaart jou alsdeskundig, professioneel en betrouwbaar.

Slaag je erin, je lezer met de brief een goed gevoel te geven, dan bekijkt hij de ‘kille feiten’ in de bijlage met andere ogen. De kans op succes neemt daardoor aanzienlijk toe.

Een voorbeeld van een standaardbrief bij een offerte aangepakt met tekststrategie, zie je op deze pagina ‘Hoe bied jij een offerte aan‘.

Is het zinvol om ook binnen jouw organisatie of afdeling aan de slag te gaan met de effectiviteit van offerteteksten?