Waarom zo moeilijk?
Deze alinea (141 woorden) staat in de standaardbrief voor patiënten die een afspraak hebben bij een medisch specialist. Wat vind jij van deze tekst?
Voorafgaand aan de afspraak willen wij u vragen een vragenlijst in te vullen (voor patiënten van 18 jaar en ouder). De vragenlijst is digitaal en wordt u twee weken voor de afspraak via e-mail toegestuurd. Zou u hiervoor uw emailadres willen doorgeven door een mail te sturen naar administratie@ziekenhuis.nl onder vermelding van uw naam en geboortedatum? Mocht u niet beschikken over een emailadres, zou u dit dan door willen geven aan de polikliniek orthopedie via het telefoonnummer 000-0000000. Bij het afronden van de vragenlijst wordt deze automatisch toegezonden naar de specialist. Indien u de vragenlijst niet ontvangen heeft kan het zijn dat deze in de map ongewenste email is terechtgekomen. Wanneer dit het geval is kunt u de email vanuit deze map openen. De gegevens in de vragenlijst zijn geheel vertrouwelijk en worden nergens anders opgeslagen dan in uw medisch dossier.
Omslachtige formulering, fouten en ballast
‘Poetsen aan de buitenkant‘ is zinloos. Deze tekst staat vol met ongelukkige formuleringen, fouten en ballast. Ga niet in discussie over woorden en zinnen! Gebruik tekststrategie, maak scherpe keuzes met behulp van het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) vóór je begint met (her)schrijven.
De keuzes die je maakt met behulp van het TVF zijn bijvoorbeeld:
- Wat is de kernboodschap?
- Wat weet de lezer al?
- Wat wil de lezer weten?
- Wat is relevant in deze situatie?
- Wat moet hij/zij doen?
TVF, versie april 2021
Mijn nieuwe versie van deze tekst heeft slechts 35 woorden, nog geen kwart van de oorspronkelijke tekst:
Twee weken voor uw afspraak ontvangt u via e-mail een vragenlijst. Uw antwoorden komen in uw medisch dossier en zijn uitsluitend bedoeld voor de specialist. Uw e-mailadres, naam en geboortedatum ontvangen wij graag via administratie@ziekenhuis.nl.
De brief bevat uiteraard nog meer informatie. Je sluit de brief af met de vermelding van een telefoonnummer voor vragen. Dit vervangt een fors deel van de informatie in de voorbeeldtekst.
Wil jij de standaardteksten van jouw organisatie ook eens kritisch onder de loep nemen. Boek een (Online) Training Tekststrategie voor een team.